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請求業務・代金回収 とは 業務効率化

債権管理とは?~管理の重要性や業務フローを徹底解説

企業間取引は、基本的に信用に基づく「買掛」や「売掛」によって成立しており、企業は自社の商品を後払いで売ったことによって代金を回収する権利(債権)をもつことになります。この債権に関して「そもそも代金を支払う能力があるか」といった調査や、「決まった期日に取引先から代金が支払われているか」といった確認作業までを含めて債権管理といいます。

しかし、端的に説明されただけでは債権管理の全容は見えないことでしょう。そこで本記事では、債権管理の重要性や与信管理との違い、債権管理の業務フローの確認を通じて、債権管理への理解が深まるよう記事を作成しました。

目次
  1. 債権管理とは
  2. 与信管理との違い
  3. 債権管理の重要性
  4. 債権管理の業務フロー
  5. 債権管理を効率化する方法
  6. 債権管理システムを導入するメリット
  7. 債権管理業務の効率化にはPaidがおすすめ
  8. まとめ

債権管理とは

債権管理とは、売掛金を管理する業務のことを指します。売掛金は企業間で行われる取引のうち、後払いの取引で発生した代金に対して用いる用語であり、請求する立場にある企業が「債権」をもっていることになります。

債権管理の最終的な目的は、売掛金を漏れなく期日までに回収することです。そのために取引先が代金を支払える状況にあるかどうかをチェックしたり(与信管理)、売掛金の回収予定を把握するための債権管理表を作成したりする必要があります。

与信管理との違い

与信管理とは、企業間取引に欠かせない信用(与信)を具体的な数値で管理することです。与信を管理する理由は、売掛金を回収できないというリスクを回避するためです。具体的には、各取引や取引先に対する「与信限度額」や「与信枠」を決めるということを行います。

与信管理は信用を売り買いする企業間取引において最初に取り組むべき重要業務であると同時に、債権管理の最初に行う業務でもあります。つまり、債権管理を構成する要素の一つとして与信管理は位置づけることができます。

債権管理の重要性

債権管理は、自社の資金繰りを厳しくしないために行う重要な業務です。企業間取引はその場で現金のやり取りをすることがなく、買掛・売掛によって代金を後払いするケースが多くなります。売上が発生した時点では売掛金が計上されますが、実際に回収するまでは現金化されず、手元に現金がない状態になります。

回収ができないと現金がないまま仕入れ代金や経費の支払いが発生するため、資金繰りが厳しくなってきます。そして結果的に黒字倒産を引き起こす原因ともなります。そのため、債権を管理し漏れなく予定日までに回収を行うことは、会社を維持するためにも必要なことになります。

こうした信用に基づく債権を適切に管理することは、自社の信用を維持することにもつながります。債権管理は、企業の将来に決定的な影響を与える重要な業務であることを覚えておきましょう。

債権管理の業務フロー

債権管理の業務フローは、主に以下の4つに分かれます。

  • 与信取引の限度額を決める(与信管理)
  • 請求書を発行・送付する
  • 債権管理表を作成する
  • 入金消込・督促を行う

債権管理業務フローの中でも特に重要なのは「債権管理表を作成する」ことです。債権管理表には「売掛金残高一覧表」や「売掛金年齢表」があります。売掛金残高一覧表は今どのくらいの債権(売掛金)がどの会社にあるのかを明記したもので、売掛金年齢表は債権(売掛金)をどのタイミングで回収できるのかを明記したものになります。

この時、与信額内に収まっているか確認を行います。取引の状況によっては与信額の調整も必要になります。与信管理表も正確に作成し、与信管理を適切に行えるようにしていきます。

与信取引の限度額を決める(与信管理)

まず信用調査会社のデータベースをもとにしたり、自社で独自に調査するなどして取引先の支払い能力(信用)を調べます。その調査の結果取引ができると判断した場合は、与信取引の限度額を設定します。

限度額の設定基準は企業によって異なりますが、あくまで安全に取引をすることが目的です。売上を伸ばしたいがために高額に設定してしまうと意味がないですので、多角的に慎重に判断するようにしましょう。

また取引開始時に限度額を設定して終わりではありません。いつ取引先の経営が悪化するか分からないので、常にモニタリングをしてリスクに備えることが重要です。

関連記事与信管理の方法~与信承認から事後管理までの手順マニュアルと重要性

請求書を発行・送付する

支払期日直前に請求書が届いても、取引先がすぐに支払いができるとは限りません。遅くても支払期日の2~3週間前までには取引先に請求書が到着するようにしましょう。

取引先によっては、月初3営業日以内に到着しないと月末に支払いができない、ということもあります。取引先の要望にはできる限り応えるようにすることが、継続的な取引につながります。

債権管理表を作成する

債権管理表とは、主に売掛金を管理する表になります。売掛金を管理する資料としては、「売掛金残高一覧表」と「売掛金年齢表」があります。

「売掛金残高一覧表」は、どれくらい売掛金残高があるのかを取引先ごとに管理する表です。「売掛金年齢表」は、売掛金残高を得意先ごとに、売上月や入金期日を基準として月ごとの時間軸で区分して管理する表で、いつ発生した売掛金がいつ入金されるのかを確認することができます。

売掛金年齢表は上場企業の場合、会計監査で提出を求められることがよくあります。そのため、取引先ごとに以下の項目を管理することが必要です。

  • 売掛金発生月
  • 売掛金金額
  • 回収期日
  • 回収日
  • 繰越金額

引用元:ASNETより引用のうえ加工

発行済みの請求書と、請求金額や回収期日に間違いがないか確認を行います。売掛金残高一覧表は、リアルアイムに今どれだけの売掛金が残っているのかを確認できるようにしましょう。

入金消込・督促を行う

債権管理表に基づき請求書を発行した後で、支払い期日までに入金が確認できた場合は「入金の消込」を行います。

入金の消込とは、売掛金を支払い済み代金として記録することを指します。入金の消込は取引先が増えるにつれてミスが出やすい業務ですが、企業間の信用問題へと発展させないためにも正確に実行しましょう。

遅延案件が発生した場合は「取引先との話し合い」から始め、話し合いによって支払いに応じない場合は「書面」や「訪問」によって督促を行います。それでも取引に応じない場合は「裁判手続き」を利用して売掛金を回収します。

こうした遅延案件に対する督促には時間・労力・お金を費やす必要があるため、あらかじめ遅延案件が発生しないように与信管理を徹底しておく必要があります。

関連記事【BtoB】支払いの督促方法と書き方~文例と参考テンプレート

債権管理を効率化する方法

債権管理の業務を効率化するには、ある程度作業を区分化しなるべくExcelなどのデータで管理するのが一般的です。

しかし、人が作業を行うため取引量が増えれば増えるほど管理も大変になります。紙の管理でも効率よくできている場合でも作業が追い付かなくなるため、なるべくデータ管理へ移行していくことをおすすめします。Excelなどのデータでどう管理して良いのかわからない場合は、債権管理システムを導入することにより、継続的に効率よく作業を行うことが可能になります。

債権管理システムを導入するメリット

債権管理業務は、クラウドサービスなどのシステムを活用することによって効率化(自動化)することが可能です。債権管理業務をシステム化することによって、以下のようなメリットを得ることができます。

  • 債権管理表作成の効率化
  • 入金消込業務の効率化
  • 債権管理に必要な帳票の自動作成

手間のかかる入金消込業務も「遅延案件の抽出」や「代金回収リストとの紐付け」を自動で行ってくれるため、大幅な業務効率化を図ることができます。

債権管理表作成の効率化

上記で説明した通り、債権管理表には「売掛金残高一覧表」と「売掛金年齢表」があります。これらの表を作成するためには、取引先ごとの売掛金残高を発生月や入金期日ごとに集計する必要があり、細かな確認作業と時間を要する作業になります。

また、売掛金金額が一致しない場合は、何を間違えているのか確認する作業も必要になります。管理システムを利用することにより、こうした書類を作成する手間も時間も短縮することができます。

入金消込業務の効率化

入金消込を行うためには、どの取引先からいつまでにいくら入金されるのかを常に管理していなければいけません。そのため、請求書を発行したタイミングで入金を管理する表を作成することが必要です。入金確認も作業が滞ってしまうと、入金遅延に気が付くことが遅くなってしまう可能性があります。

導入サービスによって異なりますが、指定された金融機関から自動で入金情報を取得し、売掛金回収リストと紐付け、消込まで行ってくれるものもあります。自動で指定金融機関から入金情報を取得するため、遅延案件の早期発見の役割も持ちます。

帳票の自動作成

入金消込は管理表で行いますが、会計処理としては仕訳をしなければいけません。1件1件入力を行うことは、取引量が増えれば増えるほど負担になります。

債権管理システムには、帳票作成に必要なデータをまとめて出力できるサービスもあります。出力したデータをそのまま利用すればよいため、金額の入力間違いもなくなり、作業効率が向上します。

債権管理業務の効率化にはPaidがおすすめ

先述のとおり債権管理業務には信用調査や与信管理、売掛金の管理などがあります。これらの作業は正確性やスピードが求められるため、取引が増えれば増えるほど作業負担が大きくなります。

BtoB掛売り決済サービスであるPaidを利用すると、取引先と請求データの登録だけで与信管理から消込までが完了するので、債権管理業務を効率よくスピーディーに行うことが可能になります。

以下は、Paidを導入したことにより債権管理業務が効率化した事例です。

導入企業 株式会社インクルードデザイン
業種 シェアオフィスとコワーキングスペースの運営

【Paid導入前の課題】

  • 会員が増えるにつれて請求業務が回らなくなってきていた
  • 2つのシステムに金額を打ち直す必要があり入力ミスが発生
  • 自社の与信審査の仕組みに不安があった

【Paid導入後の効果】

  • 請求業務の作業コストを削減
  • 金額の打ち込みが1回で済むのでミスが起きにくい
  • 与信の客観的な正当性が高まり不安を解消

Paid導入前は複数のサービスを利用しており、それぞれに情報を入力しなければならない状況のため、取引数が増加することにより業務が回らなくなってきていました。また、与信審査にも不安があり、自社内で困っていた状況でした。

Paidを導入することにより、与信審査を他社にゆだねることができて、正当性が高まったため不安が解決されました。請求業務においても複数サービスにそれぞれ入力をしていたものが1回の入力で請求書の発行から回収まで済むため、入力ミスなどの内部の間違いがなくなり、結果作業効率がよくなりました。

関連記事取引件数が増えても請求の手間や与信の不安を合理的に解決~株式会社インクルードデザイン

まとめ

債権管理は信用取引を行う企業にとって必要不可欠な業務です。債権管理を適切に実施していくことは大切ですが、業務量の多さから人的ミスが発生してしまう可能性があります。経理担当者の業務負担を減らすためにも、債権管理業務を外部リソースでまかなうなどを考えてみてはいかがでしょうか。

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