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エクセルで請求書発行業務を行う課題とシステム導入のメリットを解説

毎月、膨大な量の請求書発行業務に悩まされていませんか。エクセルなどを使って請求書発行を効率化している企業が多いと思いますが、さらに請求書を郵送している場合、請求書の作成や印刷、封入などに多くの手間がかかります。事業規模が拡大するにつれて取引件数が増えると、請求書発行業務の負担が大きくなりがちです。

そこで、本記事ではエクセルによる請求書発行業務の課題を解説するとともに、システム化することのメリットについて紹介していきます。

目次

請求書発行はなぜ必要？
請求書の記載項目
請求書発行をエクセルで管理する方法
請求書発行をエクセルで管理する問題点
請求書発行をシステム化するメリット
請求書発行の自動化はなぜ難しい？
Paidなら取引件数が増えても業務時間は一定！
まとめ

請求書発行はなぜ必要？

請求書は、取引先に対して発行義務のある書類ではありません。しかし取引先に口頭で請求を行っただけでは「請求されていない」と主張される恐れがあるため、請求書を発行するのが一般的です。

また請求書は取引の証拠となる「証憑書類（しょうひょうしょるい）」に該当するため、保管が必要な書類でもあります。法人税法や所得税法、消費税法などで、確定申告の提出期限から個人は5年間、法人は7年間の保存が義務付けられています。

さらに2020年4月以降に発生した売掛金の債権の消滅時効は、売掛金の支払い期限から5年とされています。相手が支払わない場合に時効を中断させるには、「裁判による請求」「仮差押え」「債務者の承認」の3つの方法があり、時効が迫っている場合には請求書を内容証明郵便で送る「催告」をすることによって、時効の成立まで6か月の猶予期間を得ることができます。

催告だけでは時効を中断させられませんが、この間に裁判の準備をする、あるいは相手と話し合って債務を承認させるといった方法をとることができます。こうした債権の消滅時効の観点からは、請求書は最低5年間保存する必要があります。

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請求書の記載項目

請求書には以下の項目を記載します。

取引先の氏名 or 名称
作成者の氏名 or 名称
請求日
請求金額
取引内容
振込先
支払期限

「取引先の氏名or 名称」については、請求先の会社名または氏名を記載します。会社名のみを記載するときは「御中」をつけますが、担当者名を付け加えるときや個人宛の請求では「様」をつけます。

「作成者の氏名or 名称」には、請求をする側の氏名もしくは法人名のほか、住所、電話番号を記載します。請求書に押印の義務はありませんが、一部の企業では押印のない請求書を受け付けていないなど、ビジネス上の慣例として押印をするのが一般的です。

「請求日」は基本的には請求書の発行日ですが、取引先の締め日の関係で確認が必要なケースもあります。「請求金額」は消費税を含めた額を記載します。「取引内容」に記載するのは、商品・サービス名、数量、単価、金額です。「振込先」には、銀行名と支店名、預金種別、口座番号、カタカナで口座名義を記載します。「支払期限」は請求金額の支払期日で、通常は契約書や注文書で取り決めています。

また、必要に応じて以下の項目を記載すると、わかりやすい請求書になります。

小計
消費税（10%）
源泉徴収額

【請求書のフォーマット例】

引用元：MISOCA

消費税が外税の場合には、小計と消費税額を記載します。また個人事業主で取引先に源泉徴収義務がある取引の場合、源泉徴収額を記載しておくと振込額も明確になります。

請求書発行をエクセルで管理する方法

請求書の発行業務を効率化する方法として、エクセルを活用している企業が多く見受けられます。請求書発行をエクセルで管理する場合には、以下のような流れで行います。

1. エクセルで請求先の一覧表を作成

2. 請求書のテンプレートをエクセルで作成

3. 請求データを確認して、【2】で作成した請求書に必要事項を記入

4. ファイル名は「請求書NO.＋案件名・顧客名」として、請求書専用フォルダに保存

5. 社内での承認

6. 郵送やメールなどで取引先へ請求書を送付

7. 【1】で作成した請求先の一覧表のチェック欄で、請求書を送付した取引先を「請求済み」にする

請求書を郵送する場合は、請求書や控えの印刷、送付状の作成と印刷、宛名ラベルの印刷、封入や切手の貼付といった作業も加わります。

件数が多くなると作業が煩雑化するため、Excelのシートを「請求書」「請求情報」「商品一覧」等に分け、「VLOOKUP」関数などを使い効率よく作成することが必要です。

また、VBAを使ったマクロを作成し、情報を入力後はボタン一つで請求書を一気に作成することも可能ですが、プログラミングの知識が必要になります。

請求書発行をエクセルで管理する問題点

請求書発行をエクセルで管理していると、発行件数が増えるにつれて問題点が出てくることが多いです。単純に取引件数が増えると、請求書の作成やチェック、承認といった一連の業務が膨大な作業量になります。

また取引先から請求書の再発行依頼があった場合に、ファイル名で検索をしてもなかなか該当の請求書を探し出せないといったことも起こります。

さらにエクセルでの管理では、取引先ごとに請求先の一覧表と請求書の2つへのデータ入力が必要です。請求先の一覧表への反映が適切に行われていないと、請求漏れやあるいは二重請求を行ってしまう可能性があることも危惧される点です。

共有フォルダに請求書を保存しているケースでは、複数の担当者が作業できるので便利ですが、一方で必要なファイルを誤って削除されてしまうリスクがあります。

請求書発行システムを導入するメリット

エクセルで請求書の発行を管理する場合ある程度の作業を効率化することはできますが、手作業での処理が多くあります。請求件数の増加に対応するには、請求書の発行から発送までを自動化できるシステムの導入がおすすめです。請求書発行システムを導入することで、次の4つのメリットが得られます。

作業の正確性が向上する
発送業務の手間・コストが削減できる
テレワークでも請求書発行ができる
取引先の管理がしやすい

作業の正確性が向上する

請求書は取引内容を正確に反映させることが求められる書類であるため、記載ミスは企業の信用にも関わります。しかし丁寧にチェックするには時間がかかり、どんなに気をつけていてもヒューマンエラーが起こってしまうことがあります。請求書発行システムを利用して売上データや販売管理ツールなどとの繋ぎこみを行うと、手入力によるミスがなくなり正確性が向上する点がメリットです。

発送業務の手間・コストが削減できる

請求書の発行業務の中でも、印刷や封入は手間のかかる作業です。月末や月初にまとめて請求書を発送するときには、請求先の数の分のファイルを開いて請求書を印刷するだけでなく、送付状や宛名ラベルも請求先ごとに作成して印刷しなければなりません。そして請求先ごとに封筒の宛名と請求書、送付状が一致しているかを確認しながら封入する必要があります。

請求書発行システムの中には、発送代行までをオプション機能として行ってくれるものもあります。そうしたシステムを利用すれば、請求書の印刷や封入といった業務の手間が省け請求コストの削減につながります。

テレワークでも請求書発行ができる

請求書を印刷して上長の承認を得てから取引先に郵送するというフローで請求書発行業務を行っている場合、オフィスでなければ作業できません

一方、請求書発行システムの導入によってWEB上で発行や承認を行い、メールへの添付や郵送代行によって取引先に送付する体制が構築できれば、テレワークでも無理なく対応することができます。

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取引先ごとの請求を管理しやすい

エクセルで請求書の発行や管理を行っている状況では、過去の請求状況を振り返るときにファイルを探して一つ一つ確認していくといった手間がかかります。

請求書発行システムを使えば、取引先ごとの請求をシステム上で一元管理することが可能です。取引先から過去の請求について問い合わせがあった場合や請求書の再発行を依頼された場合の対応がスムーズにできるようになるので、業務の効率化にもつながります。

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請求書発行だけでなく請求業務すべてを自動化できる「Paid（ペイド）」

働き方改革などにより業務効率化が進められていますが、請求書発行システムによって効率化できるのは経理部門が携わっている請求業務ほんの一部です。そのほかにも効率化したい業務として、入金確認や消込作業、入金がなかった場合の督促連絡などがあります。

こうした請求書発行業務から代金の回収業務までを代行するサービスの一つが「Paid（ペイド）」です。取引先情報と請求内容を登録するだけで、与信管理から請求書の発行・発送、入金確認、督促まですべての業務をPaidが代行してくれます。どれだけ取引件数が増えても、請求にかかる時間が変わらなくなる点が大きなメリットです。

また「Paid」を導入すると、請求業務の効率化が図れるだけではありません。代金回収までを代行し未回収の場合には代金を100％保証してくれるため、未回収リスクがなくなるというのも大きな特徴です。