請求代行サービスの内容とメリット・デメリット～導入がおすすめの企業

事業が拡大し、取引先が増えるほど、請求にかかる手間は増加の一途をたどります。しかし、請求業務は会社の売上を左右する大切な業務でもあることから後回しにできず、悩む企業は後を絶ちません。

そこで検討したいのが請求代行サービスです。本記事では、請求代行サービスの内容とともに、メリット、デメリットをご紹介します。

目次

請求代行サービスとは
請求業務効率化サービスの内容
請求代行サービスのメリット
請求代行サービスのデメリット
請求代行サービスはこんな企業におすすめ
請求代行サービス・Paidの導入事例
まとめ

請求代行サービスとは

請求代行サービスとは、取引先への請求書の発行、封入、発送といった請求にかかわる煩雑な業務を一手に引き受けてくれるサービスのことです。何かと手間になりがちな「入金確認」も代わりに行ってくれます。さらに、請求に関する与信審査、督促をサポートしてくれることも請求代行サービスの大きな特徴のひとつです。

このように、請求代行サービスは多くの事務的負担を軽減してくれるサービスとして、特にBtoBにて掛売り決済を行う企業から支持されています。また「定額請求」にも対応しているため、サブスクリプション型や、定額の継続課金サービスを提供する企業では、請求代行サービスの導入を急いでいる企業も増えています。

請求業務効率化サービスの内容

請求業務は何かと手間のかかる一方で、会社にとって大切な業務であるため、「結局は自社でやらないといけないかな」と考えている企業は少なくありません。

そのような場合は、ぜひPaidをご検討ください。Paidは日本初のBtoB専門決済サービスとして、10年以上にわたり多くの企業間取引を支えてきたサービスです。請求業務に関する膨大なノウハウをもとにしたサポート力により、「信頼の置ける請求代行サービスに頼みたい」という多くの期待に応えてきました。

Paidの請求業務サポートサービスには、主に以下の5つの機能が含まれています。

与信審査
請求書発行
入金管理
督促
代金回収

以下では、それぞれの機能について説明します。

与信審査

Paidを活用することで、与信審査の手間を省くことができます。具体的には、Paidが企業に対する与信審査、反社チェック、そして限度額の見直しといった業務を代行します。

Paidの大きな特徴のひとつが、「審査が初回だけ」という点です。取引ごとに審査を行うのは手間ですが、初回審査だけで審査が完了するため、その後の取引をスムーズに行えるようになります。

また「限度額の見直し」も負担のかかる業務ですが、Paidではこれも代行します。取引実績に応じて限度額を自動で設定するので、取引額が増えても安心して取引を行えるようになるでしょう。

請求書発行

Paidを使うと、担当者が請求書を発行する必要がなくなります。専用システムに請求データを登録する作業は必要ですが、CSVで一括アップロードが可能なため、最短1～2分で完了します。

また、取引先が請求書を紛失したといった場合は一般的に事務負担が増えるものですが、Paidを使うと再発行の必要もありません。結果として、想定外のことで業務量が増えることがなく、安心して本業に取り組めるようになるといったメリットも生まれます。

入金管理

Paidの導入で、入金管理の手間も効率化できます。

取引先は、代金をPaidに直接支払うことになります。そのため、「取引先ごとの入金確認」や「過不足金の調整」といった煩雑な業務を行う必要はありません。さらに利用金額や取引実績は専用ページで簡単に確認でき、利用明細もリアルタイムで確認できることから、効率的な入金管理を行えるようになります。

督促

督促の必要がなくなることも、Paidを利用するメリットのひとつです。たとえば期日になっても取引先から支払いがなかった場合、その取引先への連絡はすべてPaidが行います。

督促の連絡を入れることは、担当者にとっては心理的負担となる業務のひとつです。取引数が多く、入金遅延が確認される企業が多くなればなるほど、担当者の負担は増えていきます。

その点、Paidを利用すると、入金催促や督促といったストレスのかかる業務から解放されます。心理的な影響は本業のパフォーマンスに直結することからも、督促業務の負担がなくなることで、社員のさらなる生産性向上も期待できるようになるでしょう。

代金回収

Paidでは、代金回収も代行し、未回収が発生した場合に、その全額を保証するサービスが付いています。つまり、取引先が倒産してしまい、代金を回収できなくなった場合でも、予定されていた入金額は100％手元に入ってくるのです。

与信の不安があるとなかなか新規開拓に踏み切れないものですが、入金保障保証により未回収リスクが軽減されることで、取引企業の拡大にも積極的に踏み出すことができるでしょう。

請求代行サービスのメリット

次に、請求代行サービスを利用するメリットをお伝えします。大きく分けると、以下の2点です。

業務の効率化
新しい取引先の開拓

以下では、それぞれのメリットについて説明します。

業務の効率化

請求代行サービスを使うと、請求にかかわる事務的な作業だけでなく、与信審査、督促といった負荷の高い業務がなくなります。そのため、取引にかかわる手間を大きく削減でき、業務の効率化が図れます。

また、煩雑な業務から解放され、ほかの仕事に集中できることで、企業としての生産性向上も期待できます。請求業務によって生じていた残業を減らせることで、人件費の抑制にもつながるでしょう。

新しい取引先の開拓

新しい取引先の開拓につながることも、請求代行サービスを利用するメリットのひとつです。

請求業務そのものは、利益を生む業務ではありません。そのため、請求業務を効率化することで、より利益創出につながる活動にコミットできるようになります。たとえば、請求業務に追われていた営業社員が、本業である「新規開拓」により集中できるようになるのです。

さらに、代金が回収できない場合でも入金額は全額保証されるため、未回収リスクへの不安を減らすことができ、より積極的に新規開拓に臨めるようにもなるでしょう。

請求代行サービスのデメリット

請求代行サービスにはメリットもある一方で、デメリットもあります。特に以下2点のデメリットを踏まえ、慎重に導入を検討するようにしましょう。

サービス頼みになりノウハウが身につかない
導入による切り替えに手間取ることも

それぞれのデメリットについて解説します。

サービス頼みになりノウハウが身につかない

請求業務の多くを代行してもらえるのは、たしかに請求代行サービスのメリットのひとつです。しかしこれは、請求業務にかかわるノウハウを身につける機会を失ってしまうことも意味します。また、請求業務にかかわる社員を減らした場合、担当社員が抜けてしまうと、自社のノウハウを引き継げる人がいなくなってしまうことも考えられます。

そのため、請求にかかわるノウハウを会社として身につけていきたい場合は、代行サービス会社に任せる範囲を調整することもひとつの手です。担当者を2人にして、「1人が欠けてもノウハウを維持できるようにする」といった体制作りも必要となるでしょう。