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電子帳簿保存法とは?2022年施行の改正内容や申請方法について詳しく解説

従来、国税関係の帳簿や書類は紙による保存が基本でしたが、電子帳簿保存法によって、電子データでの保存が可能となりました。経理の業務効率化を進めるうえでは、電子データの保存は不可欠ともいえます。デジタル化時代に対応するため、大幅に改正された電子帳簿保存法は2022年(令和4年)1月1日から施行されました。

本記事では、電子帳簿保存法の概要や改正内容のポイントをわかりやすくご紹介します。

目次
  1. 電子帳簿保存法とは
  2. 【2022年版】電子帳簿保存法の主な改正内容
  3. 電子保存できる書類
  4. 電子帳簿保存法を適用するメリット
  5. 経理業務はPaidで効率化できる
  6. まとめ

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類や証憑(しょうひょう)類を電子データで保存することを認める法律です。

会計帳簿や決算書類、取引の証拠となる証憑書類は、原則7年間の保存が義務付けられています。従来は紙で保存するのが基本であったため、電子データで作成された帳簿を印刷して保存する企業が少なくありませんでした。

そこで時代の要請に合わせて帳簿類などの保存の負担軽減を図る観点から制定されたのが、電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法は1998年に成立し、時代に即して数回改正されてきています。

電磁的記録による保存は大きく以下の3種類に区分されています。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引データ保存

ここで重要なポイントは「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は利用したい方が採用する推奨の保存法ですが、「電子取引データ保存」に関しては2022年(令和4年)より保存方法が義務化されているということです。具体的な対応方法やデータの保存方法について解説します。

電子帳簿等保存

帳簿(仕訳帳等)や国税関係書類(決算関係書類等)のうち自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成しているものについては、一定の要件の下、データのままで保存等ができる〔平成10年度税制改正で創設〕

引用元:国税庁

スキャナ保存

決算関係書類を除く国税関係書類(例:取引先から受領した領収書・請求書等)については、その書類を保存する代わりとして、一定の要件の 下でスマホやスキャナで読み取ったデータを保存することができる 〔平成17年度税制改正で創設〕

引用元:国税庁

電子取引データ保存

所得税・法人税に関する帳簿書類の保存義務者は、取引情報のやりとりをデータで行った場合には、一定の要件の下、やりとりしたデータを保存することが必要 〔平成10年度税制改正で創設〕

引用元:国税庁

これまで法人税に関する帳簿書類に関しては紙での保存が原則とされていましたが、2022年(令和4年)1月1日から、取引情報のやりとりをデータで行う場合は電子での保存が必要となりました。ルールを守れていない場合の罰則も強化されていることもあり、改正電子帳簿保存法の中でもポイントとして挙げられています。本記事でも、以下の改正内容の説明で詳しくご説明します。

【2022年版】電子帳簿保存法の主な改正内容

2022年(令和4年)1月1日から施行される改正電子帳簿保存法の内容において、タイムスタンプ要件や検索要件が緩和されたほか、税務署長の事前承認及び適正事務処理が廃止され、適用されやすくなりました。一方で、電子取引の電子データ保存が義務化されたことで、多くの企業が対応を急いでいます。

今回は改正電子帳簿保存法の中でも、請求業務と関連性の高い5つを抜粋してご説明します。

1、電子取引における電子データ保存の義務化
2、タイムスタンプ要件の緩和
3、検索要件の緩和
4、税務署長の事前承認制度の廃止
5、適正事務処理の廃止

電子取引における電子データ保存の義務化

電子取引データ保存に適応

「電子取引は電子データで、紙は紙で保存する」ことが原則となりました。
つまり、AmazonなどのWebサイトで購入した際にPDFなどの電子データで受領した領収書を紙にプリントアウトして、証憑書類として紙で保存することは法令上の保存要件を満たさないこととなりました。

本改正によりルールを守れていない場合の罰則が強化されました。データに隠ぺいや偽装があると判断されると、申告漏れによる重加算税が10%加算されるので、十分な注意が必要です。

また、電子取引の際にきちんと電子取引データとして保存が行われていない場合には、青色申告や連結納税の承認が取り消されてしまう可能性がありました。しかし、対応できていない中小企業も多かったことから、2年間の猶予期間が設けられました。

※猶予期間は2022年(令和4年)1月1日から2023年(令和5年)12月31日までです。

------------------------(引用)------------------------

(8)電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存への円滑な移行のための宥恕措置の整備
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度について、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引につき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面(整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。)の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする経過措置を講ずる。
(注1)上記の改正は、令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報について適用する。
(注2)上記の電子取引の取引情報に係る電磁的記録の出力書面等を保存している場合における当該電磁的記録の保存に関する上記の措置の適用については、当該電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意し、引き続き保存義務者から納税地等の所轄税務署長への手続を要せずその出力書面等による保存を可能とするよう、運用上、適切に配慮することとする。

------------------------(引用)------------------------

引用元:2022年度(令和4年度)税制改正の大綱

また、「やむを得ない事情」があり、かつ「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものを準備しておく」場合に限り、紙での保存を認めるという一定の条件が付けられています。

来年以降の動きとして、2023年(令和5年)12月31にまでに行う電子取引については、保存すべき電子データを書面出力またはプリントアウトして保存し、税務調査等の際に表示・提出できるようにしていれば差し支えないとされています。(事前申請等は不要)。

2024年(令和6年)1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要のため、なるべく早く準備しておくことをおすすめします。

タイムスタンプ要件の緩和

電子取引データ保存スキャナ保存に適応

改正前は「電子取引データ保存」と「スキャナ保存」はそれぞれ以下のような対応が必要でした。

電子取引データ保存:タイムスタンプを付与されたデータを受領、又はデータ受領後に遅延なくタイムスタンプを付与する

スキャナ保存:受領者本人がスキャナで読み取る際は、受領者本人が請求書に自著した上で、3営業日以内にタイムスタンプを付与する

改正後は受領者本人がスキャナで読み取る際の自著が不要となり、タイムスタンプの付与期限は「電子取引データ保存」「スキャナ保存」ともに最長2カ月+7営業日以内になりました。

※タイムスタンプ

タイムスタンプは時刻認証とも呼ばれ、ある時刻にその電子データが確実に存在していたことや、その時刻以降に改ざんされていないことを証明するものです。電子データにはいつ作られたものか判断ができない、改ざんがしやすいといった問題点があるため、タイムスタンプはその解決策として用いられています。

検索要件の緩和

電子取引データ保存スキャナ保存に適応

検索要件として、改正前は詳細な条件設定で検索できるようにする必要がありましたが、2022年(令和4年)1月1日以降は要件が緩和され、検索要件が「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」の3つだけになりました。

※ただし、税務職員の質問検査権に基づくダウンロードの要求に応じるようことができるようにしている場合のみ

税務署長の事前承認制度の廃止

電子帳簿保存方法スキャナ保存に適応

電子帳簿保存法を適用するには、制度適用の3カ月前までに、帳簿、スキャナ保存、書類それぞれに「承認申請書」「事務手続きの概要」を管轄する税務署に提出し、税務署長の事前承認が必要でした。

2022年(令和4年)1月1日からは、承認制度が廃止されたため、電子帳簿保存法に対応したスキャナなどの機能が備わり次第、電子データをすぐに保存できるようになりました。

適正事務処理の廃止

スキャナ保存に適応

これまでは、内部統制の一環として、社内規程の整備や相互けん制、定期検査などの適正事務処理を行うことが必要でしたが、2022年(令和4年)1月1日からは適正事務処理が廃止され、原本をスキャン後すぐ廃棄できるようになったほか、1人で事務処理を行えるようになりました。

電子保存できる書類

電子帳簿保存法において電子保存できる書類として認められているのは、以下の帳簿や決算関係書類、証憑書類です。

帳簿 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、経費帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳など
決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他の決算に関係する書類
証憑書類 契約書、契約書の写し、領収書、請求書、見積書、注文書、納品書、検収書、契約の申込書、レシートなど

※上記のうち、証憑書類のみスキャナ保存が認められています。

※手書きで作成した帳簿や決算関係書類、証憑書類は対象になりません。

電子帳簿保存法を適用するメリット

これまではすべて紙で保存することが原則でしたが、今回の電子帳簿保存法の大きな改正点は、紙の取引証憑は紙で保存できますが、電子データの取引証憑は電子データで保存しなければならないという点です。つまりは、証憑ごとに紙もしくはデータで保存する手間が発生し、業務が非効率になります。

そのため、電子帳簿保存法を適用する メリットは、主に2つ挙げられます。

  • 帳簿の紛失・破損リスクがなくなる
  • 業務の効率化

帳簿の紛失・破損リスクがなくなる

紙で保存していると、帳簿や決算関係書類、証憑書類の紛失、あるいは火事による消失が起こるリスクがあるほか、保存状態によっては経年劣化によって文字が判別しにくくなるなどのリスクがあります。

電子帳簿保存法を適用し電子データで保存すると、こうしたリスクがなくなり長期的に明瞭な状態で帳簿や書類を保存できる点がメリットです。また、紙の帳簿や書類を保存するためのスペースが不要になります。

業務の効率化

以前のように、紙で保存している場合は過去の書類を確認する際に、帳簿や書類のファイルを1枚ずつ見て探すという手間のかかる作業が発生しました。一方で、電子帳簿保存法の適用によって電子データで保存するようになれば、帳簿や書類の確認したい箇所を検索して探せるようになります。また、紙とデータで保存方法を分ける必要がなくなったため、すべてデータで保存するということも可能となり、以前よりも保管しやすくなりました。

経理業務はPaidで効率化できる

今回の電子帳簿保存法の改正に限らず、請求業務にかかわる電子化の背景には、データを管理しやすくし、経理業務を効率化し負担を減らすという目的があります。

「Paid(ペイド)」は請求書発行から代金回収まですべての請求業務を代行し、経理業務を効率化させることができる企業間決済サービスです。請求書発行に関して、Paidでは紙でも電子でも発行が可能なため、取引先のニーズに合わせて発行方法を変えることが可能です。※

また、経理業務の効率化の面では、与信審査から請求書発行、入金管理、督促までを「Paid」がすべて代行するため、大幅な業務効率化を図ることができます。それだけではなく、「Paid」は取引先の未払い時の代金も100%保証するため、未回収リスクもなくなり安心です。

必要な作業は取引先と請求情報の登録だけで、基幹システムなどとAPI連携して顧客データや注文データを「Paid」に自動で送信するようにできれば、請求を完全自動化することも可能です。

※Paidの「電子帳簿保存法」の適用要件を満たすデータ保存の対応については現在未定です。(2022年3月時点)

Paidの導入で請求業務が効率化した事例

実際にPaidのサービスを導入して、請求業務が効率化した事例を紹介します。

導入企業 三菱自動車工業株式会社
業種 WEBサービス

三菱自動車工業株式会社では、電動自動車やプラグインハイブリッド車のユーザーのためのサポートプログラム「三菱自動車 電動車両サポート」をスタートするにあたり、法人向けの掛売サービスを探していたのが、「Paid」の導入のきっかけでした。

【Paid導入前の課題】

新サービスの立ち上げにあたり、法人会員はクレジットカードを所有しているケースが少ないことから、掛売に対応できる決済代行サービスの導入が不可欠でした。数千件の請求や回収、フォローを自社で行うのは、人員体制の面から難しい状況でした。

【Paid導入後の効果】

「Paid」の導入によって、法人向けに紙の請求書の作成や郵送を行う業務が不要となったため、業務の効率化を実現できました。支払方法を銀行振込と口座引落を選択できるため、取引先の利便性の向上にもつながっています。

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まとめ

国税関係の帳簿や書類の電子データでの保存を行うことは、経理の業務効率化やテレワークを導入するための体制づくりに役立ちます。ただし、電子帳簿保存法では適用要件が決められています。システム導入のコストだけでなく、メリットをしっかりと認識したうえで、保存要件を満たすデータ保存の対応ができるよう準備しておきましょう。

また、本記事には一般的な内容を記載しています。実際に導入する場合は、貴社の税理士またはお近くの税務署に必ずご相談ください。

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