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請求書電子化のメリット・デメリット～システムの選び方も解説
昨今では請求書の電子化を行う企業が増えてきました。請求書の電子化は、業務効率化やテレワークの推進につながる取り組みです。請求書は法律上保存義務のある書類ですが、電子データでの保存に問題はないのでしょうか。
本記事では、請求書の電子化についてメリットやデメリットを解説したうえで、システムの選び方について解説します。
- 目次
そもそも請求書の電子化とは
請求書の電子化とは、請求書発行システムなどを使って請求書の発行をWEB上で行い、PDFなどの電子データで顧客に送付することです。
顧客に電子化した請求書を送付する方法は、メールに添付する方法のほか、顧客ごとに設けられた専用ページにアクセスしてダウンロードする方法などがあります。
電子化した請求書の送付は法律上問題ないのか
電子化した請求書の送付は法律上問題ありません。電子帳簿保存法では、電子取引の取引データは一定の要件を満たせば、発行側も受領側も電子データでの保存が認められています。また、受領側は印刷して保存する場合は、電子帳簿保存法によるルールの適用対象外です。
電子取引にはメールで取引情報を受け渡す取引や、WEBサイトを通じて取引情報を受け渡す取引も含まれます。メールでPDFなど電子データの請求書を送付する、ホームページから請求書をダウンロードする、クラウドサービスの電子請求書を利用するといったケースはいずれも対象です。
受領した側は改ざんを防ぐ措置として、タイムスタンプが付与されていない場合は、タイムスタンプを付与するか、作成した事務処理規定に基づいた処理を行うという対応が必要です。
ただし、クラウドサービスの利用においては、訂正削除の記録が残る、あるいは訂正削除ができないシステムの場合、こういった対応は不要です。
請求書を電子化するメリット
請求書を電子化することのメリットとして、以下が挙げられます。
- 社内のペーパーレス化を推進できる
- 紙・インク・郵送コストをゼロにできる
- 請求書の再発行・修正対応が迅速に行える
- 押印・承認のために出社しなくて良い
請求書の電子化によってペーパーレス化が進むことで、書類の保管場所の省スペース化が図れます。請求書の印刷が不要になれば、紙やインク、郵送にかかる費用のほか、人件費も削減できます。また、請求書の再発行や修正対応が容易に行えるようになります。テレワークを行う場合には押印や承認のための出社が不要になることもメリットです。
社内のペーパーレス化を推進できる
請求書の電子化は社内のペーパーレス化の推進につながります。ペーパーレス化を進めることで書類を収納するスペースが削減できるため、スペースを有効活用できます。また、過去に発行した請求書を探すときにも電子化によって容易に検索できるようになるため、ファイルをめくって探す手間がなくなります。
紙・インク・郵送コストをゼロにできる
請求書を印刷して取引先に郵送するには、紙代やインク代、郵送代がかかります。こうしたコストは、1件あたりならそれほどかからなくても、取引の量が増えればコストの負担は無視できない規模になりかねません。
また、請求書を郵送するには、請求書と送り状、宛名ラベルを印刷。宛名ラベルを貼った封筒に、請求書などを三つ折りにして入れて封入し、切手を貼って投函あるいは郵便局に持っていくという作業が発生します。
請求書をシステム上で作成したりメールに添付して送ったりすることができれば、これら手作業による業務を軽減できるため、人件費も削減できるのはメリットです。
請求書の再発行・修正対応が迅速に行える
請求書を発行した後に誤りに気づいて修正したり、取引先から請求日などの変更を依頼されて再発行したりする作業は、意外と手間がかかります。請求書を電子化することで、再発行や修正対応が迅速に行えるようになります。
押印・承認のために出社しなくて良い
紙の請求書の場合、テレワークをしていても、経理担当者や役職者は請求書の押印や承認のために、出社する必要が生じることも少なくありません。また、担当者が出張の場合、請求書の押印や承認が進まないことがあります。
請求書を電子化すれば、ネット上でのやり取りで完結できるため、担当者が出社しなくても押印や承認を行えることもメリットです。
請求書を電子化するデメリット
請求書を電子化することのデメリットとして、以下が挙げられます。
- 導入・運用コストがかかる
- 紙での請求書を継続希望する取引先が一定数残る
請求書の電子化にあたって請求書発行システムを導入する場合には、導入・運用コストが発生します。また、紙での請求書の送付を希望する取引先が一定数は存在し、完全な請求書の電子化は難しいケースもあり得ます。
導入・運用コストがかかる
請求書を電子化するために請求書発行システムを導入する場合には、システムの導入コストや月々の運用コストがかかることがデメリットです。ただし、請求書の電子化によって、請求書発行業務が軽減できることから、削減できる人件費を踏まえると、トータルではコスト削減につながる可能性があります。
紙での請求書を継続希望する取引先が一定数残る
請求書の電子化を進めても、紙での請求書の送付を希望する取引先が一定数あることが想定され、完全な電子化を行うことは難しい場合もあります。指定のフォーマットによる請求書の郵送を求める企業もあります。とはいえ、大半の取引先の請求書を電子化できれば、大幅な業務削減が図ることが可能です。
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電子化された請求書を受け取る側のメリット・デメリット
電子化された請求書を受け取る側には、次に挙げるメリットとデメリットがあります。
【メリット】
- 請求書受取のタイムラグがない
- 過去の請求書を探しやすい
【デメリット】
- 電子データを紙で印刷する必要がある
[メリット]請求書受取のタイムラグがない
請求書の電子化によって、メールやホームページからダウンロードして受け取る形になれば、タイムラグがなくなり、発行当日に受け取ることができます。特に請求書の締め日から社内処理の締め日までの営業日数が短い企業の場合は、すぐに請求書を受領できることによるメリットが大きいです。
[メリット]過去の請求書を探しやすい
紙の請求書を印刷してファイルに保管しておくよりも、電子データとして保存してある方が過去の請求書を検索して探しやすいこともメリットです。
[デメリット]電子データを紙で印刷する必要がある
電子帳簿保存法による一定の要件を満たす場合は、電子取引による請求書は出力をしなくても、電子データとして保存していれば問題ありません。
ただし、受け取る側の企業が紙ベースで保管している場合には、印刷を行う手間がかかることがデメリットと言えます。また、電子帳簿保存法による要件を満たさない場合にも印刷が必要です。請求書は証憑書類として原本の7年間の保存が義務付けられていますが、請求書の電子データを印刷したものが原本と認められます。
請求書を電子データとして送付する場合、取引先の負担になる可能性があることから、承諾を得てから電子データの送付に切り替えることが大切です。
請求業務代行サービスの選び方
請求書発行システムは、フォーマットに必要な項目を入力していくだけで、請求書が完成します。取引先や品目の情報などは保存されるため、入力の手間が軽減できます。毎月、定額を請求する場合は自動生成できる機能が設けられているのが一般です。
請求書発行システムを選ぶときに、ポイントとなるのは次の4点です。
- 自動化の範囲
- データ連携への対応
- 既存の業務フローとの相性
- 他の請求業務をカバーできるか
自動化の範囲
請求書発行システムで自動化できる範囲は幅広く、たとえば入金管理の消込作業や売上集計などに対応するシステムもあります。また、請求書の郵送作業をシステム上で運営会社に依頼できると、手間のかかる業務を削減できるので便利です。自動化の範囲は、業務効率化をしたい業務に応じて検討することがポイントとなります。
データ連携への対応
請求書発行システムを別のシステムと連携させて請求データを取り込むには、主に2つの方法があります。
1つ目は基幹システムや販売管理システムなどの業務システムから、データをCSVファイルとして出力して、請求書発行システムにインポートする方法です。
2つ目は、直接基幹システムなどと請求書発行システムをAPI連携でつなぐ方法です。
CSVファイルとして出力する方法はやや手間がかかるため、月に何度も請求書を発行する場合はAPI連携が向いています。
既存の業務フローとの相性
請求書発行システムを導入する前に、既存の請求発行業務を見直して、業務フローとの相性を確認することが大切です。たとえば、請求金額の担当者の確認や役職者による承認のフローがある場合、システムの中に業務フローを組みこむことができるか確認しましょう。
他の請求業務をカバーできるか
請求書発行に関連する業務は、請求書の郵送や入金管理や督促、売掛保証など、それぞれ異なるシステムによる業務効率化を行おうとすると、コストや手間がかかります。そこで、周辺業務を含めて請求発行業務全体をサポートできるサービスの利用がおすすめです。
Paidはあらゆる請求業務に対応
「Paid」は請求書の電子化だけでなく、与信審査から代金回収、入金確認、督促、未回収保証、問い合わせ対応まで、1つのサービスで請求に関する幅広い業務に対応しています。
経理の請求書発行業務の手間を省くだけではなく、営業は担当する取引先への督促や代金回収の業務がなくなり、営業に注力することが可能になります。また、与信調査を自社で行う必要がなくなり、売掛金が未回収でも保証されるので安心して新規開拓を進められます。
「Paid」の詳しいサービス内容は以下から確認できます。
※Paidの特長
Paid導入で請求業務が効率化した事例
| 導入企業 | クービック株式会社 |
|---|---|
| 業種 | WEBサービス |
【Paid導入前の課題】
請求書による後払いのニーズがありましたが、人的リソースの問題から対応できていませんでした。
【Paid導入後の効果】
「Paid」を導入したことで経理は1人という体制でありながらも、後払いに対応できるようになりました。後払いという支払い方法の選択肢を増やしたことで、販路拡大にもつながっています。
クービック株式会社では、「クービック」と「ポップコーン」という2つの予約サービスを運営しています。「Paid」の導入によって、法人用のクレジットカードを所有していないケースや使用したくないケースにもタ対応が可能となり、契約数の増加につながりました。
請求業務の効率化が売上UPにもつながっています～クービック株式会社
まとめ
請求書の電子化によって業務効率化を図ることができますが、請求書発行システムの導入では自動化できる範囲は限られています。請求書の発行以外にも、請求関連の業務には、与信調査や入金の確認、消込、督促、問い合わせへの対応といった業務があります。「Paid」なら、請求業務のすべてに対応しているため、請求業務全体の業務効率化を図ることが可能です。
