電子請求書とは？～紙の請求書との違いと導入時に検討するポイントの解説
ビジネスの世界では、業務の効率化、ペーパーレス化などの機運が高まり、請求書の電子化が推進されています。電子請求書の導入は、リモートワークや働き方改革にもつながると考えられており、導入する企業も増加しています。
この記事では、電子請求書とはなにかを確認し、電子請求書を導入することのメリット・デメリットを踏まえ、電子請求書の発行システムを導入する際の選び方のポイントを解説します。
電子請求書とはなにか
電子請求書とは、取引先に提供した商品・サービスの代金を請求する際の「請求書」を、メールやオンライン上で交わせるよう、電子化したものをいいます。
請求書の発行をWeb上で行い、データをメールに添付して送受信するもの、クラウド上でデータをアップロード・ダウンロードしてやり取りするものがあります。
電子請求書の導入におけるメリット
請求書の発行業務は毎月発生するうえ、取引先の数や金額が大きくなればなるほど、比例して業務の負担も大きくなります。電子請求書を導入した場合、期待できるメリットは大きく分けると以下の2点です。
郵送負担がなくなりコスト削減
紙の請求書を発行・郵送する場合には、印刷・封入・投函といった手間がかかり、これにあわせて、紙代、印刷代、郵送代、人件費といった周辺コストもかかります。請求書の発行を毎月、毎年と積み重ねていくと、膨大な手間とコストが発生し、自社の利益をひっ迫する状況になりかねません。
電子請求書を導入すれば、こうした請求書の発行・郵送にかかるコストを大きく削減することができ、経営体質の改善につながるでしょう。浮いたコストを他の業務に投下することができれば、売上アップの可能性もあります。
書類が不要になる為、リモートワークの一助になる
電子請求書を導入すれば、請求書の発行に関わる業務がすべてWeb上で完結するため、会社に出社しなくても業務を行うことができます。印刷、封入、投函の作業だけでなく、承認や押印の作業のために出社する必要もなくなり、リモートワーク推進の一助になります。担当者の負担も軽減できるでしょう。
以上のことから電子請求書を導入すれば、請求書の発行業務に係る経費を削減し、業務の効率化を図ることができます。加えてペーパーレス化の推進もでき、削減できたコストと労力と時間を本業のビジネスに回せるのは大きなメリットです。
電子請求書の導入におけるデメリット
電子請求書の導入は経費を削減し、業務を効率化してくれますが、以下のようなデメリットも考えられます。
取引先が対応していない場合がある
電子請求書を導入しても、取引先の中にはセキュリティ上の課題などで電子化に対応していなかったり、指定のフォーマットによる紙の請求書を要求したりする場合もあるでしょう。そのような取引先には、従来どおり、紙の請求書を送付するなど、異なる対応をとる必要があるため、完全に電子化をすることができない可能性があります。
システムの導入や従業員への教育に一定のコストがかかる
システムを導入すると、初期費用や利用料金が発生します。利用料金は継続的に発生しますので、自社に見合った費用かどうか、費用対効果を検討する必要があります。また、電子請求書システムを導入することで新たなルールの作成、そのルールを周知させるための教育コストなど、導入に付随するコストも計算に含める必要があるでしょう。
電子請求書システムを導入する際の選び方のポイント
実際に電子請求書システムを導入する際の、選び方のポイントを以下の3点にまとめました。
自社のニーズに合ったシステムかどうか
電子請求書システムを導入する際には自社のニーズに適したシステムかどうかが重要です。例えば取引先が少なく、取引件数が手作業で処理できる範囲であるならば、そもそも高機能な電子請求書システムが必要とは限りません。請求書の作成と発行ができ、印刷せずにメールで送信するだけでもコスト削減や業務の効率化が可能です。
一方取引先が多く、請求書を個別に送信・管理する煩雑さを解決したい場合は、一括で送信する機能はもちろん、検索機能を備えているものや販売管理システム・基幹システムとの連携がしやすいシステムが適しています。
さらに請求後の入金確認や督促などの業務も効率化したい場合は、入金データを自動的に取得し金額に間違いがないか照合する機能や未入金の取引先に対して自動的に督促できる機能があるツールを選ぶと、請求書発行以外の管理作業を大いに減らすことができます。
セキュリティ面を考慮する
データを取扱う以上、情報漏洩のリスクは避けられないため、導入するシステムはセキュリティ対策が万全でなければいけません。例えば、個人が特定できる情報にはデータ暗号化がされていたり、権限管理ができることですべてのユーザーがすべての情報にアクセスできるわけではなく、必要な情報だけにアクセスできるようになっていたりなど、リスク対策がしっかりしているシステムを選びましょう。
販売管理システムや会計システムと連携ができるか
現在使っている顧客管理システムや、販売管理システム、会計システムなどとスムーズに連携できるかどうかも電子請求書システムを選ぶうえで大きなポイントです。販売管理システムと連携できれば売上データから請求書の作成までを自動化できるため、データの抽出・取り組みの手間や請求金額の計算ミスを減らすことができます。また会計システムと連携できれば自動的に発生・消し込みの仕訳が計上できるため非常に効率的です。
まとめ
電子請求書は、紙による請求書をデータ化したものです。電子請求書を導入すれば、請求書を発行・郵送する際の紙代、印刷代、郵送代、人件費といった経費の削減だけでなく、これらの業務に割いていた時間と労力を圧倒的に軽減することができます。また、出社しなくとも請求書の発行業務を行うことができるようになるため、リモートワークの推進にもつながります。
こうしたメリットがある一方、電子請求書システムを導入すると、初期費用や利用料金などのコストに加え、導入に伴う社内ルールの構築や教育といった周辺コストもかかるのはデメリットです。電子請求書に対応していない取引先に対しては紙の請求書で対応する必要も出てくるため、完全に電子化できない可能性もあります。
電子請求書システムを導入する際は、自社のニーズに適したシステムであること、セキュリティが万全のシステムであること、販売管理システムや会計システムと連携できるシステムであることなどを確認して選ぶといいでしょう。
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経理の請求書発行業務の手間を省くだけではなく、営業は担当する取引先への督促や代金回収の業務がなくなり、営業活動に注力することができます。また、与信調査を自社で行う必要がなくなり、未回収が発生しても代金の保証がついているので、安心して新規開拓を進められます。
