売掛金残高を管理するポイント～残高が合わない時の対処方法も紹介
売掛金管理は経理業務において特に間違いが許されない業務です。売掛金を正しく記録・管理していないと、回収すべきものが回収できなくなり、会社の資金繰りに大きな影響を与えてしまいます。また管理体制に問題があると、取引先の信用を著しく損ねてしまう恐れもあります。
本記事ではこうした企業の信用問題と密接にかかわっている売掛金管理のポイント、そして売掛金残高について解説します。
売掛金残高とは
売掛金残高を説明する前に、売掛金について簡単に説明します。売掛金とは、商品・サービスの販売によって発生する未回収代金のことを指します。企業間取引では互いの信用に基づく掛け払いが一般的で、商品・サービスの購入代金は指定期日に振り込まれることによってはじめて現金化されます。
そして売掛金残高は言葉のとおり、売掛金がどのくらい残っているかということを意味します。将来現金化する金額でもあるため、会社の資金繰りにも大きな影響を与えるものです。
企業はこの売掛金残高を正しく把握し、しっかりと回収していくことが必要です。
売掛金を管理するポイント
会計上は「売掛金」勘定で残高が表示されますが、実際に管理する際には取引先ごとに、いつの売上分の売掛金で、いつまでに入金がされてくるのかを把握することが大切です。
売掛金がどのようなサイクルで回収できているのか、どの企業にどのくらいの売掛金が残っているのかを管理することにより、資金繰りの見通しを立てることが可能になるからです。また、取引の規模も同時に確認できるため、今後どの規模での取引が可能か、どれくらいの金額までであれば取引が可能かなど、販売計画を立てるのにも役立ちます。売掛金を管理するうえで、次のポイントについてしっかり確認する必要があります。
- 顧客情報を一元管理する
- 顧客別の締め日管理を行う
- 遅延案件を区別・抽出する
- 遅延案件の回収計画を立てる
- 与信枠を見直す
顧客情報を一元管理する
取引先の名前で顧客管理を行っている場合、入力間違いなどで同じ会社なのに別会社として取り扱われてしまう可能性があります。また、営業担当者と経理担当者で管理している取引先名が異なってしまった場合、正確な情報を共有することが難しくなります。
そこで共通の顧客IDを使用するなどして、それぞれの現場で保持している情報を一元管理できるようにしておけば、取引先の住所や過去の取引情報などをスムーズに把握することができます。すでにそれぞれの部署でIDを付けてしまっている場合は、IDの紐づけ作業をしておくことにより、情報収集がしやすくなります。
取引先の情報を共通のIDで管理することは、与信管理の面でも役立ちます。取引先とやり取りをしている営業担当の情報と、実際の取引金額、売掛金の回収状況などを踏まえて与信枠の調整を行うことも多いためです。
顧客別の締め日管理を行う
掛けの場合は、月末締めになることが一般的です。しかし取引先によっては、15日が締め日であったり、25日が締め日であったりとさまざまです。取引先と取り決めている締め日以降にサービスや商品を提供した場合は、請求書に含めるのは翌月になります。ずれ込む部分を管理していないと、請求漏れにつながることがありますので注意が必要です。
また取引先の締め日が異なる場合でも、会社が定めている締め日で売上は計上され、売掛金残高は増加します。そのため、同月に発生した売上の中に、回収するタイミングが異なる売掛金が存在することになります。売掛金残高が全額入金されないがために取引先に間違えて支払い催促の連絡をしてしまう可能性もあります。そのため、これらを正確に把握することが必要です。
遅延案件を区別・抽出する
売掛金が支払い期日に支払われなかった場合、当該の売掛金は遅延案件となります。遅延案件は売掛金の未回収リスクがともなうため、通常の案件とは別で管理を行うことが重要です。
Excelやスプレッドシートで管理している場合は、遅延案件に色を付けてマークアップしたり、遅延期間に応じてシートを変更したりして、一目で分かる状態を作っておきましょう。
遅延案件の回収計画を立てる
遅延案件が発生した場合は、以下のような流れで回収計画を立てます。
1. 話し合い
2. 書面・訪問による督促
3. 裁判手続き
企業間取引における遅延案件への対応は、まず「話し合い」から始まります。自社で「請求漏れ」がないことをあらかじめ確認したうえで、連絡を入れるようにしましょう。なるべく穏便に話し合いを進めますが、正当な理由がない場合は書面による督促状の送付や裁判手続きの流れを取ります。
与信枠を見直す
売掛金残高を管理する最終的な目的は、未回収を発生させないことです。いくら残高を正確に把握していたとしても、取引先に支払い能力がない場合は回収できません。掛け取引を開始する前に与信調査を行っている場合でも、未回収リスクを少なくするためには継続的な与信管理が必要になります。
取引先の財政状況を定期的に確認し、支払い能力に応じて与信枠を見直しましょう。
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売掛金残高が合わない原因
しっかりと管理していたとしても、売掛金残高が合わないことがあります。その原因には、主に以下の3つが考えられます。
- 売上の計上漏れ
- 請求ミス
- 消込ミス
売上の計上漏れや請求ミスが起きてしまう多くの原因は入力ミスや計算ミスが挙げられますが、意外に見落とされがちな原因の一つは、情報共有が円滑にできていないということです。他の作業に追われて共有した「つもり」になってしまっている場合や、取引先とのやり取りを一人の営業担当者のみが把握している場合に多く発生します。
また消込作業の際に、取引先からの入金金額をしっかりと確認せずに消込を行ってしまうこともよくあります。取引先が必ず正しい金額を入金してくるという確証はありません。数字を見間違えて振り込んでくることもあれば、税抜き金額を振り込んでくる場合もあります。複数枚請求書を送付している場合は、合算ミスや、同じ請求書を二重に振り込んでくることもあります。
振込手数料の負担の取り決めをしておらず、振込手数料分が未回収になることもあります。取引先や取引量が増えれば増えるほど、さまざまな原因で売掛金残高が合わなくなくなるので、原因を考え対処しましょう。
売掛金残高が合わない時の対処法
売掛金残高が合わない場合は、売上の計上が本当に正しいかを確認し、計上漏れや過剰に計上しているものがないか、細かくチェックします。また、前金として受け取っていた金額分も請求していることもあるため、請求も正しく行われているかを確認します。
計上処理を行う際に、数字の見間違いで入力ミスをしてしまうことがあります。なるべく人の手で数字を入力することを避け、売上データをコピーしたものを上手に活用してミスを減らすことも必要です。また、取引先とのやり取りを複数人で常に共有することも大切です。上記のポイントでも説明した通り、共通の顧客IDを上手に使い情報を管理していくフローづくりが求められます。
それぞれの情報を上手に管理していくことが、ミスを減らすための大きなポイントになるため、専用の管理システムを導入することも検討しましょう。
売掛金管理業務の代行サービスはトータルサポートのPaidがおすすめ
売掛金の管理は、労力や時間がかかる業務です。また、継続的な与信管理や請求業務も同時に発生します。これらの業務を限られた人員で行うには、慣れと経験のみならず、いかに効率的に作業を行えるか、そしてノウハウが必要になります。
社内で売掛金の管理をするのが難しい場合には、代行サービスを導入することにより解決します。さまざまな代行サービスがありますが、中でもPaidは売掛金管理のみならず、信用調査をはじめとする掛け取引に必要な与信管理や、請求業務・入金消込・入金督促も代行してくれます。また、もし未入金が発生しても100%の代金保証があります。代行サービスを上手に導入し、少ない作業量で売掛金の管理を行いましょう。
Paid導入により請求業務の負担が軽減した事例
定額の請求業務を自動化することにより、大幅な業務時間削減を実現した企業をご紹介します。
| 導入企業 | ワンストーン株式会社 |
|---|---|
| 業種 | 定額・サブスクリプション |
【Paid導入前の課題】
VRサービスを導入いただける取引先が50社近くまで増えましたが、請求業務を1人で行っていました。その結果、チェック体制も整っていなかったため金額を誤って請求しまうこともあり、非常に危機感を感じていました。
【Paid導入後の効果】
請求情報の登録さえしておけばPaidが請求業務を代行してくれるため、月末月初でも本業に集中できるようになりました。請求時間にかかる時間は4時間から15分ほどに短縮できています。
請求業務が4時間から15分に！定額の請求を自動化して作業負担を軽減～ワンストーン株式会社
まとめ
売掛金管理は大変手間がかかるうえに、「自社の信用を損ねてしまう可能性がある」間違いが許されない業務です。日々多忙な経理担当者の負担を軽減するためには、管理のポイントをしっかりと理解し、外部リソースの利用も検討する必要があります。まずは自社の経理業務の実態を把握し、どの業務が効率化できるか判断してみましょう。
