請求代行とは？～請求代行を利用するメリットと類似サービスとの違い
ビジネスの世界では、業務の効率化、ペーパーレス化などの機運が高まり、請求書の電子化が推進されています。電子請求書の導入は、リモートワークや働き方改革にもつながると考えられており、導入する企業も増加しています。
この記事では、電子請求書とはなにかを確認し、電子請求書を導入することのメリット・デメリットを踏まえ、電子請求書の発行システムを導入する際の選び方のポイントを解説します。
請求代行とはそもそもなにか
請求代行とは、代金の請求からその入金確認・督促といった一連の請求業務をすべて代行してくれるサービスのことです。BtoB（企業間）のビジネスにおいては、商品・サービスの代金を提供後に請求する後払い（掛売り）が一般的な決済方法です。請求周りの業務の他に、企業の支払い能力を判断する与信審査や、代金が未払いだった場合の回収業務も発生します。
こうした業務を含め、請求代行サービスが代行する基本的な請求業務には、以下のものがあります。
- 請求書の発行・送付
- 代金回収
- 入金確認
- 会計ソフト
- 未払先への督促
- 与信審査などの取引先管理
請求業務は代金をしっかり回収して、資金繰りを悪化させないために必要不可欠な業務です。しかし自社で請求業務を行っていると、取引先が増えるにつれて業務のコスト負担も増大するでしょう。請求代行サービスはこれらの煩雑な業務を代行してくれるため、自社の負担を軽減することができます。
決済代行との違い
決済代行とは、複数の決済機関との間に入り、契約やシステム導入、入金管理などを一元化して代行するサービスのことです。
昨今、インターネットで商品やサービスを取引する機会が増えています。その際の決済手段として、クレジットカード決済、コンビニ決済、キャリア決済、代金引換、プリペイドカード決済、口座振替など、様々な方法を準備しておくとお客様の選択肢が増え、離脱が減ることで売上アップにつながります。しかし決済手段の種類を増やすとなると、複数の決済機関との契約やシステム開発などが必要となるため、現実的ではありません。
決済代行は決済と回収の部分を代行してくれますが、請求代行のように請求書の発行や入金がなかった場合の督促は代行してくれません。また請求代行で対応できる決済方法はサービスによって異なりますが、銀行振込、口座振替、コンビニ決済がメインとなっています。提供しているサービスやお客様の特性から必要な決済方法や請求業務のどの部分のコスト負担を削減したいのかによって、決済代行と請求代行のどちらを導入すべきかが変わってきます。
特にBtoBでは掛売り（請求書払い）がメインの決済方法となるため、クレジットカード決済やキャリア決済はニーズが高くありません。掛売りで発生するすべての請求業務を代行してくれる請求代行を導入した方が、大幅な効率化を実現できるでしょう。
収納代行との違い
収納代行は、様々な決済方法のうち、コンビニ決済を専門にした代行サービスです。コンビニ決済に必要な払込票の発行や、コンビニで支払われた代金の入金を一括して行ってくれます。
コンビニ決済は、クレジットカードを持っていない方や、インターネット上の取引でクレジットカードを使用することに抵抗がある方々にとって、非常にニーズの高い選択肢となります。
しかし、自社でコンビニ決済を導入するとなるとコンビニと直接契約する必要があるためハードルが高く、さらに複数のコンビニに対応する場合にはコンビニごとに契約が必要です。さらにシステム連携させるための開発コストも発生するため、多くの事業者が収納代行を使ってコンビニ決済に対応しています。
収納代行はコンビニ決済に特化した決済代行という立ち位置になるため、上段で説明した通り、決済と回収がメインの代行業務となります。支払いがなかった場合の督促は自社で行う必要がありますし、コンビニ決済以外の決済方法を充実させたいのであれば決済代行か請求代行を導入すべきです。
またコンビニ決済は会費や定期購入商品の支払い方法として利用されていることが多い決済方法ですが、こうした毎月同じ金額の請求が発生する月額課金型サービスの場合は、口座振替を導入するのがおすすめです。お客様の支払いの手間を軽減できるだけでなく、支払いを意識することがなくなるため回収率が上がりやすくなります。
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請求代行を利用するメリット
請求代行を利用することで、業務が効率化され、煩雑なタスクから解放されるため、本業に専念できます。また、請求書の発送に関わる印刷代、紙代、郵送代、人件費などの経費を削減することが可能です。
また後払いという性質上、未回収のリスクからは逃れられませんが、請求代行サービスは督促や与信調査など、負荷の高い業務についてもノウハウがあり、未回収リスク低減のメリットもあります。未回収リスクの心配がなくなることで、積極的な新規開拓が可能になり、取引先の拡大、売上UPの効果も期待できます。
請求代行を利用するデメリット
業務の効率化が図れる反面、請求代行の利用には手数料がかかります。サービスによっては初期費用がかかるものもあるため、業務負担の軽減度とコストを総合的に比較し、慎重に判断しましょう。また、導入された新システムに対応する社内ルールの作成と、その周知が必要です。社内周知を怠ると認識のずれなどから導入前より確認や作業に手間取るリスクが考えられます。
さらに、請求代行を利用すると、自社に請求や与信審査に関するノウハウの蓄積が少なくなるデメリットも考えられます。請求代行を使用する際には、この点を十分に考慮し、サービスの選択を検討する必要があります。
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まとめ
請求業務は、取引先に提供した商品・サービスの代金を請求し、その入金確認・代金回収までを含む一連の業務です。これらの業務は企業にとって資金繰りを悪化させないために非常に重要ですが、煩雑で大きな負担となります。
請求代行を利用することによって、こうした業務の負担から解放されるだけでなく、未回収リスクが低減されるため積極的な営業展開も可能になります。利用料の負担や、代行の利用範囲などを検討しつつ、そのメリットを経営に活かすことが得策です。
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経理の請求書発行業務の手間を省くだけではなく、営業は担当する取引先への督促や代金回収の業務がなくなり、営業に注力することが可能になります。また、与信調査を自社で行う必要がなくなり、売掛金が未回収でも保証されるので安心して新規開拓を進められます。
