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請求管理業務とは？～業務の流れと効率化の方法を徹底解説
経理担当者の大きな負担となっているのが、請求管理業務です。請求管理業務には請求書の発行や送付、入金確認後の消込作業など対応すべき業務が山積みです。
そこで今回は負担が大きくなりやすい請求管理業務の流れを確認した後に、効率化できるポイントについて解説していきます。また、業務量削減には請求管理業務をトータルで代行するサービスの導入がおすすめである旨も説明します。
請求管理とは
請求管理とは、取引が発生してから代金を回収するまでの一連の流れのことをいいます。
どの取引先といついくらの取引を行ったのかを正確に管理し、その情報をもとに請求書を発行・送付します。代金の回収がされないと資金繰りに大きく影響が出てしまうため、請求管理は正確性が求められるだけでなく時間も作業量も多くなります。
継続的に必要な業務になるため、いかに効率よく正確に作業を行うかが重要になってきます。
請求管理の流れ
請求管理は、主に以下の流れに沿って業務を行います。
1. 請求の締め
2. 請求書の発行
3. 請求書の送付
4. 入金確認
5. 入金リストの消込
いずれの業務も取引先の数が増えるにつれて業務量が増大するため、経理担当者への負担を大きくする原因となってしまいます。例えば会社によっては、事業部ごとに請求書フォーマットや請求書発行・送付時期が異なることもあるため、これらを統一させるなどの工夫ができれば業務改善を図れます。
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請求の締め
各取引にかかる請求の締めを行います。取引先ごとの請求内容を確定させることが目的のため、毎回決まった日に行うことが一般的です。
取引内容にもよりますが、商品やサービスがどの状況になったら請求が可能なのか、基準を設定することが必要になります。この基準は必ず取引先とも共有をし、食い違いが起きないように注意しましょう。
請求書の発行
請求の締めが行われたら請求書を作成します。取引の内容を記載し、内容に間違いがないか確認を行います。支払期日を記載することによりいつまでに振込を行うのかを明確にするため、忘れずに記載するようにしましょう。通し番号を付けておくと、後々の問い合わせ対応や管理がしやすくなります。
作業の効率化を図るためには、請求書のフォーマットを統一するとよいでしょう。取引先によっては、商品ごとの請求書を求められたり、担当者ごとの請求書を求められたりすることがあります。さまざまな要望に素早く対応するために、請求書のフォーマットをExcelなどで統一し、必要な情報を指定箇所に貼り付ければ請求書が完成するような仕組みを整えておくといいでしょう。
また、記載内容に間違いがあり再発行を行うことがあります。再発行をする際には、再発行印を押すなど、同じような内容が複数枚存在していることが明確にわかるようにする必要があります。
請求書の送付
作成した請求書は各部門責任者や営業担当者の確認後、取引先に送付します。PDF形式などのデータで送付する場合は、あらかじめ取引先に送付先のメールアドレスと原本の郵送が必要かどうかなどの確認を取ります。請求書を郵送やデータで送付する際は、送り先の間違いに注意しましょう。
請求書は、遅くても支払期日の2～3週間前までには送付するようにします。
入金確認
請求書に記載した銀行口座の明細を確認し、取引先名と金額を確認します。入金金額や口座名義が取引先と異なる場合は、取引先に確認を行います。
多くの取引先は支払期日当日に支払いをしてきますが、なかには支払期日よりも早く支払いをしてくる取引先もあるため、こまめに入金確認を行うようにします。情報が把握している内容と異なる場合は、早めに取引先に確認を取るようにします。
入金リストの消込
入金確認した情報を消し込みます。あらかじめ、取引先ごとに支払期日と入金されるべき金額が記載されているリストを準備し、実際の入金情報と付け合わせていきます。支払期日までに入金がない取引先には確認を行います。単純作業ではありますが、入金リストの消込には手間と時間がかかります。しかし手を抜くことができない作業でもあります。
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請求管理で気をつけるべきポイント
請求管理において気をつけるポイントは、以下になります。
- 請求書の記載されている内容に間違いがないか
- 発行・送付漏れがないか
- 入金された金額に間違いはないか
請求書の内容は実際の取引内容に基づいて作成します。内容に間違いがあると、取引先に自社の管理体制に不安を抱かせてしまします。そのため、記載されている内容に間違いがないか、細心の注意を払って確認するようにしましょう。
入金遅延の理由に、請求書が手元に届かなかったことが多くあげられます。取引先が移転していたり、担当者が変更していたりと、送付先情報を変更しなかったために起こります。移転情報や担当者の変更情報は、請求書の送付先にすぐ反映させるようにするようにしましょう。
また、担当者ごとに請求書を分けてほしいなどの希望がある場合、請求書は別でも入金はまとめて振り込まれることがあります。入金確認の際に、どの請求書のものが入金されてきたのかをしっかりと確認しましょう。請求書をPDFと郵送両方で送付している場合は、取引先のミスで二重で入金されることもあるので、金額を確認できるリストを作成することが必要になります。
請求管理代行サービスを導入することで業務の効率化を図れる
請求管理には細かな作業が多くあり、取引数や規模が大きくなればなるほど作業量が増えてきます。また注意すべき点も多く、効率的に作業するためには作業者の経験値に頼らざるを得ない部分があるのも事実です。
請求書の発行や消込業務などのそれぞれの業務を自動化できるシステムを導入して効率化を図ることもできます。しかし請求から入金消込までに複数のツールを使っていると、データの打ち直しが必要になることでさらに手間やミスが発生したりする可能性があります。
そのため、請求の締めから入金消込までを一括して管理できる請求管理サービスを導入することが作業効率化に有効です。中でもPaidを導入することにより、請求管理以外にも与信管理や入金督促業務も不要になるため、大幅なコスト削減につながります。
Paid導入により請求管理の効率化に成功した事例
ワンストーン株式会社では、掛売りの手間とリスクを解消するサービス「Paid」を導入したことで、請求業務の効率化を実現しています。
| 導入企業 | ワンストーン株式会社 |
|---|---|
| 業種 | 定額・サブスクリプション |
【Paid導入前の課題】
代表が請求業務を1人で対応していたため、取引先が増えるにつれて手が回らなくなり、さらに金額を誤って請求しまうこともあり、非常に危機感がありました。会計ソフトと請求書で消込作業をするのも非常に手間でした。
【Paid導入後の効果】
必要な作業は新規取引先の登録とその請求情報の登録だけになったので、毎月の作業としては3～4時間かかっていたものが15分程度に短縮できました。督促の心理的負担がなくなったのも大きな効果だと感じています。
請求業務が4時間から15分に！定額の請求を自動化して作業負担を軽減～ワンストーン株式会社
まとめ
請求管理業務は、請求の締めから支払い状況の確認まで手間がかかります。また、請求管理業務を行う経理担当者は与信管理や入金督促などの業務も担当している場合もあり、業務量の増加が社内でも問題になっていることでしょう。
さらに取引先が増えてくると自動的に請求管理コストも増えてしまいます。そこで人的リソースを増やさずに対応するためには、Paidなどの請求に関する業務をすべて代行してくれるサービスを利用するのが効果的です。また与信管理や入金督促までトータルサポートしてくれる外部リソースを選定することが、経理担当者の負担を軽くするうえで重要なポイントです。
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