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【BtoB】支払いの督促方法と書き方~文例と参考テンプレート

支払期日が過ぎているのに取引先から入金がない。そんな事態に直面すると、やはり心穏やかではいられません。しかし未入金の原因は、支払い期日の忘れやなんらかの手違いなど、故意ではないケースも多いので、極力失礼がないよう支払いを促す必要があります。

ここでは、スマートに支払いを促す督促方法と、督促状の書き方についてご紹介します。

目次
  1. 支払いの督促方法
  2. 法的手続きをとる
  3. 督促メールの書き方
  4. 督促状の書き方
  5. 未回収リスクを解消するには
  6. まとめ

支払いの督促方法

支払い期日に入金がない場合は督促を行うこととなりますが、支払い期日の失念や支払業務の遅れ、請求書の紛失など、その原因は故意ではない場合も少なくありません。

しかし、支払期日を守ってもらえないと、こちらも資金繰りに支障をきたすことにもなりかねないため、なるべく早く回収したいところです。

支払いを督促する方法について、代表的な4つのパターンを見ていきましょう。

  • 電話をかける
  • 催促メールを送る
  • 催促状を出す
  • 督促メールを送る
  • 督促状を出す

請求書発行

まずは電話をかける方法です。手間はさほどかかりませんが、入金を催促する電話を入れることは心理的負担がかかるもの。一方、未入金であるという事実をもっとも早く伝えられる有効な手段でもあります。

電話で督促する際には、支払期限が過ぎていることを伝えるとともに、支払期日や支払い方法を再度確認するようにしましょう。また、後々のトラブルを避けるためにも、電話での会話を録音するか、話した内容をメモとして残しておきましょう。

督促催促メールを送る

支払期日までに支払いが確認できない場合、相手の事情も考慮しつつ、どのような状況かを尋ねる方法としてメールを活用すると便利です。

この際、支払期限を忘れているなど相手が勘違いをしていることも考えられるため、失礼のないよう丁寧な文面にてメールを送るよう心がけましょう。

また、件名も「催促」を押し出した文言にするのではなく、あくまでビジネスマナーを踏まえた件名に抑えておく配慮も必要です。

催促状を出す

催促状とは、相手に支払い義務があることを伝え、なるべく早くそれを実行してもらうことを促す書状です。書面には、次の4つの項目を明記し、速やかに支払いをして欲しい旨を伝えます。

【催促状に記載する項目】

  • 相手企業の名前
  • 支払金額
  • 支払期日
  • 支払先と連絡先

注意点は、どの取引先に対しても失礼のない丁重な文章を心がけることです。また、相手の多忙や遅れの可能性を考慮して、支払期日から1週間程度経ってから出すようにします。

督促メールを送る

催促メール、催促状を送っても反応がない場合、督促メールを送ります。この際、件名は具体的かつ簡潔に、メールの内容がひと目でわかるように工夫しましょう。

本文には、どの案件に対する請求なのかその内容を明記します。また、支払いの締め切り日を記すようにしましょう。それにより、現状を把握してもらうことにつながります。

この際、催促メールと同じくビジネスマナーを守り、失礼のない丁寧な文面とすることを心がけるようにしましょう。

督促状を出す

催促メールや 催促状を送っても再度期日までに支払いがなかった場合、故意に支払わないということも考えられるため、より強い意味をもつ督促状を送ることになります。その際、「期日までに支払いがない場合は法的措置に入る」等の内容で、内容証明郵便を使うケースも出てきます。

督促状を出すタイミングは、催促状で告知した支払期日から1週間程度経ってからにしましょう。

関連記事【ビジネス向き】督促状と催促状の違いは?書き方や例文を紹介

法的手続きをとる

督促状を出しても支払いが実行されない場合は、法的措置を取ることも検討されます。その際、双方の立場や将来のビジネス上のトラブルのもととならないよう、督促状を内容証明郵便で出す、直接連絡を取るよう試みる等の段階を踏んでから法的措置を行うのが妥当でしょう。

取り得る法的手段は複数ありますが、その一部を紹介します。

  • 支払督促・・・裁判所から督促状を出してもらう
  • 少額訴訟・・・60万円以下の場合の裁判
  • 通常訴訟・・・140万円以下は簡易裁判所、それ以上は地方裁判所
  • 民事調停・即決和解・・・相手と争点がある場合に話し合いで解決

その他、裁判手続きなしの強制執行、抵当権(債権)の競売といった手段もあります。状況に合った手段を冷静に検討しましょう。

督促メールの書き方

督促メールは、催促メールや催促状を送ったものの支払いがない場合に出すため強い要請とならざるを得ませんが、こちらもあくまでビジネスメールのマナーを守って書くようにしましょう。

なお、メール送信はひとつのエビデンスにはなりますが、内容証明郵便とは違い、相手が読んだ・受け取ったという証拠を得ることはできません。法的措置を取ることを想定する場合は、督促状の内容証明郵便との併用も検討しましょう。

タイミングとしては督促状と同じで、催促後の支払期日を1週間以上過ぎてからが目安ですが、メールの特性を活かして支払期日前に確認メールを送ることも効果的です。

督促メールの例文・テンプレート

督促するという立場と内容であっても、失礼のない文章を心がけましょう。また、何らかの返信を期待する場合は、いつまで(〇月×日まで)返信を待つといった旨も明記します。

督促メールを送る際のポイントは以下のとおりです。

  • 件名は簡潔に、要件が伝わるように
  • 自分(自社)からいつ催促状やメールを出したかの日付と内容
  • 相手に求めることの内容を端的に
  • 求める内容の実施期日
  • 箇条書きを用いる等、読みやすく
  • 相手も自分も部署や名前は正確に
  • 自分の連絡先や住所、電話番号などは詳細に
  • 相手を気遣う言葉や行き違いなら謝罪する旨を添える

【督促メールの例文】

引用:メール例文.COM
https://mail-reibun.com/1144/shihachien

引用:ビジネスメールの書き方
https://email.chottu.net/example/out-office/saisoku6.html

関連記事支払督促・催促メール書き方・例文~テンプレートや送信のタイミング

督促メールを出すときのポイント

督促メールを送る際は、ほかの多くのメールに紛れてしまわないよう、件名はシンプルかつ具体的で内容が一目で伝わるよう工夫しましょう。

ただし、社内メールで使うような【大至急】といった言葉を件名の頭につけるのは取引先に対して失礼にあたることにもなるため、【〇〇分お支払いについて】等の表現を選ぶとスマートです。

さらに、感情的な表現や高圧的な文面にならないよう、きちんと読み返し、誤字脱字もしっかりチェックしましょう。

督促状の書き方

督促状の書式については、必要な要素を満たしていれば決まった形式はありませんが、督促状を作成した部署の管理者や上長の承認欄は設けるようにしましょう。また、代金未納に対し厳格な姿勢で臨むことを示すため、「督促状」という文字をやや大きめに表記してもよいでしょう。

なお、送付にあたっては、法的措置を前提とするしないにかかわらず「受け取っていない」「見ていない」というトラブルを避けるため、内容証明郵便で送付するのがおすすめです。

督促状の例文・テンプレート

督促状に明記すべき内容は、以下のとおりです。

  • 請求する相手の宛先(社名のみか、担当部署や担当者名との併記もあり)
  • 督促状の発行日と差出人
  • 表題(「督促状」と明記)
  • 支払いを要求する文面
  • 今回の督促状がどの取引に関するものかの明示
  • 支払金額と振込先
  • 法的手段の告知
  • 入れ違いとなった場合の謝罪文

本督促でも支払われなかった場合には法的手段に訴える可能性があることを伝え、延滞利息を請求する場合はその内訳も明示します。

【督促状の例文】

*画像の数字は本文と関係ありません

引用:ビジネスマナーと基礎知識
https://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/tokusoku.html

引用:疑問を解決!
https://cazag.com/2112

督促状を出すときのポイント

督促状は催促状よりも強い意味をもつだけに、丁寧な文章で事実関係を冷静に述べ、要求がしっかり伝わるものにしましょう。法的措置を検討することを伝える場合も、感情的な表現や脅迫的な文章にならないよう、ビジネスマナーを守った書面となるような留意は不可欠です。

なお、督促状は催促状に比べ緊急性が高い書状のため、ビジネス文書として常識的な時候等の挨拶文は省略しても問題ありません。

未回収リスクを解消するには

企業間取引では掛売り(後払い)決済が一般的です。しかし、新規取引先などの与信管理から代金回収までのすべての業務を現場の担当者が担うには、大きな負荷がかかります。

そこで、導入が検討されるのが決済代行サービスです。決済代行サービスを活用することで、与信管理から代金回収まで請求業務の一切をアウトソースできます。

BtoB決済に特化したPaidでは、スピーディな与信審査で取引開始までの時間を短縮できるほか、未払いの場合の代金を100%保証しています。

関連記事掛売りの意味とは?メリット・デメリットを事例から紹介

Paid導入で督促の手間や未回収リスクを解消

Paidの導入により未回収リスクを解消できた、という具体的な事例を紹介します。

導入企業 株式会社リブインコンフォート
業種 アパレル・雑貨

Paid導入前の課題

従来取引のなかった業界との取引で、初回の取引額が大きく、確実に回収できるのか不安を抱いていました。さらに、未回収が発生すると商品代金だけでなく発送コストも失うほか、督促にかける時間自体がマイナスとなっていました。

Paid導入後の効果

掛売り代金が保証され未回収リスクがなくなったため、安心して取引先を拡大できるようになりました。さらに、代金回収のためにかかっていた時間が大きく削減されました。

関連記事マイナスの仕事は削減。プラスの仕事に時間を使えるのがうれしい!~株式会社リブインコンフォートの導入事例

まとめ

掛売りにおいては、未回収のリスクは常につきまといます。未回収が発生すると、回収までには膨大な時間と手間を要し、円滑な事業運営に悪影響をおよぼしかねません。未回収リスク解消と事業発展のために、Paidの利用をぜひご検討ください。

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