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「入金消込」に関する基礎知識

入金消込の自動化による効率改善~自動化の方法とそのメリット・デメリット、導入時の注意点

入金消込は、請求した金額と入金された金額に差異がないか、あるいは代金や債権の回収に遅延が発生していないか、などを確認し、問題なく入金された売掛金を減少させる作業です。事業の規模が大きいほど、また取引先の数が多いほど処理件数が多くなるため、入金消込を手作業で行っている会社では、膨大な時間や手間がかかってしまいます。

エクセルである程度入金管理を自動化していても、最終的には目視によるチェックが必要となるため、完全な自動化には至りません。さらに目視では、見落としや勘違いといった人的ミスが発生する恐れもあります。では入金消込を自動化し、これらの問題を解決するためにはどんな方法があるのでしょうか。自動化を実現する具体的な方法と、そのメリット・デメリット、導入時の注意点についてご説明します。

目次
  1. エクセル・マクロを使った入金消込が一般的
  2. エクセル・マクロ以外の消込自動化サービスとその特徴
  3. 入金消込のシステム導入のメリット
  4. 導入時の注意点
  5. まとめ

エクセル・マクロを使った入金消込が一般的

入金消込の自動化にはいくつかの方法が考えられます。

なかでも、エクセルを利用している会社は多く見られます。エクセルの関数を使うことにより作業を一部自動化できるほか、マクロ機能を組み込めば、入金名義の一括社名変換や、入金と取引先との一括突き合わせなど、効率化できる幅は広がります。取引の規模が大きいほど作業量も膨大になるため、効率化を目指すことは大切です。

しかし、エクセルにデータを入力する作業や関数やマクロの活用などは、スキルが必要になる領域です。また、一括変換するための元データは常に更新しなければいけません。マクロは一度組み込めばずっと使えますが、参照セルの位置を変更したい場合などにはマクロを更新する知識が求められます。エクセルのスキルに業務効率が左右されてしまうことは、無視できない課題といえるでしょう。エクセルを使用した消込作業について、詳しくは下記の記事も合わせてご覧ください。

関連記事入金消込作業をエクセルで効率化する方法~関数・マクロでの自動化

エクセル・マクロ以外の消込自動化サービスとその特徴

エクセルのほかにも、入金消込を自動化する方法はさまざまあります。入金消込の自動化に特化したサービス、入金消込が含まれている決済代行サービス、そしてオプションとして入金消込が用意されている会計ソフトについて、それぞれの特徴を見ていきましょう。

入金消込自動化サービス

入金消込の自動化に特化したサービスは、入金データと売掛金データの照合を自動で行い、入金消込を実行します。既存の会計システムと組み合わせて使える利便性の高いものから、請求業務全体を幅広くカバーしてくれるオールラウンドなシステムまで、多種多様なサービスが展開されています。自社の業務に合わせて選びやすい点が魅力です。

ただし、金額が異なっていたり未回収であったりする取引先への連絡は、基本は自社で行うことになります。また、最近ではAI技術などを取り入れたRPA(Robotic Process Automation)ツールを備えた自動化サービスも注目されています。RPAについて、詳しくは下記の記事も合わせてご覧ください。

関連記事RPAで入金消込を自動化するメリットとマクロとの違い

決済代行サービス

決済代行サービスは、請求から代金回収まで幅広い作業を代行してくれます。そして一定期間分の売上が後日まとめて導入企業に支払われます。特徴は、請求金額の支払い先が代行サービス会社となっている点で、入金状況を確認する手間が省けます。サービスによっては未回収の取引先への督促も代行し、入金のないものについては代行会社が代わりに支払ってくれる保証がついているものもあります。

また、取引先によって希望する支払方法は、銀行振込やカード決済など多岐にわたります。決済代行サービスを利用することで、消し込み作業を自動化できるだけでなく、それらの様々な支払い方法を用意できるというのもメリットです。

会計ソフト

会計ソフトの中に、オプションとして入金消込機能が付属しているものが多くあります。すでに利用している会計ソフトがあれば、オプションが用意されていないかを確認しましょう。オプションで対応することができれば、消込用のデータを会計ソフトに転記する手間も省けますし、取引先の売掛金をグラフで管理するなども簡単にできます。しかし、あくまでもオプションとしての機能なので、自動化サービスほど完全には業務領域を賄えない点を考慮しなければなりません。体験版があれば利用してみて、やりたいことができるかどうかを事前に確認するようにしましょう。

入金消込のシステム導入のメリット

業務効率化のほか、入金消込システムを導入することで期待されるメリットはさまざまあります。具体的にどう変わるのかを見ていきましょう。

人的ミスを防げる

入金消込システムであれば正確な照合が自動的に実行されるため、人的ミスを防ぐことができます。消込作業を目視で実施する場合、同名あるいは似たような社名の取引先などがあると、チェックミスが起こりやすくなります。また、見間違いだけでなく、思い込みや数字の間違い、あるいは誰かがやるはず、といった人的ミスも考えられます。

キャッシュフローの改善

システムの導入によって入金や売掛金の正確な管理が可能になり、債権の二重請求や請求ミスを防止することができます。また、未回収金を把握しやすくなるため、請求などの対応を素早く起こすことができるようになります。このように、収入の流れをスムーズに把握することができるようになるため、キャッシュフローの改善につながります。

経営データの見える化

入金消込のシステムを導入すると入金から請求までの作業がスムーズに行われるようになります。つまり、お金の流れがデータ化されるため、経営データも見える化できます。データ分析の見える化は的確な会社の現状把握や、重要な経営判断に大きく役立ちます。

各種会計ソフトと連携

入金消込後の仕分けデータは、各種会計ソフトと連携させることができます。各種会計ソフトに合わせたフォーマットでデータ化して抽出可能です。各種会計ソフトへ仕分けデータを簡単にインポートできるため、会計ソフへ手入力で転記作業を行う手間を削減できます。

導入時の注意点

入金消込システムを導入すると多くのメリットを得ることができますが、導入にあたってあらかじめ注意しておくべきポイントがいくつかあります。システムの導入にあたって注意しておくべきポイントを見てみましょう。

導入目的の明確化

システムを導入する前に、導入目的やどこまで自動化させたいかを明確にしておくことが大切です。例えば、財務部と経理部など複数の部署がシステムを利用するケースにも対応できるか検討してみてください。あるいは後々のカスタマイズや拡張性があるか、といった点も考慮しておくポイントです。目的を明確にておくことで、システムの導入後に目的の作業が自動化されていない、あるいはもの足りないといった状況を回避できます。

現状使用しているソフトやサービスと連携できるか

現在、自社で使用しているソフトやサービスと連携できるかも重要なポイントです。すでに導入している会計ソフト、顧客管理ソフト、決済代行サービスがあれば、それらとの連携の可否を事前に確認しておきましょう。連携が可能であれば、システム導入に付随するコストを抑えながら業務効率化を実現できます。

まとめ

入金消込処理を手作業で行うことは、想像以上の手間と時間がかかるものです。取引状況によっては処理数が多くなり複雑化し、人的ミスが発生するリスクも高くなります。入金消込を自動化するシステムの導入は、作業負担の軽減や人的ミスの防止につながります。また、正確な入金・売掛金の状況をリアルタイムで確認できるため、正確な資金繰り表の作成やキャッシュフローの改善など、さまざまなメリットが期待されます。

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