経理がテレワークできない3つの理由と解決策について徹底解説
働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大の影響から、テレワークが浸透してきています。しかしオフィスワークの中でも経理部門は、テレワークの導入が難しいとされている職種です。請求書などが紙ベースであることや、押印が必要な書類が多く、ハンコ文化が根強いことなどが影響しています。
本記事では、経理のテレワークが難しい理由とその解決策、さらに、テレワーク化にあたってやるべきことをご紹介していきます。
経理がテレワークできない理由
経理がテレワークできない理由として、主に次の3つが挙げられます。
- 紙の請求書対応が多い
- ハンコ文化
- セキュリティ対策への不安
経理の業務では紙の請求書でやりとりするのが基本となっているため、オフィスへの出社が必要となるケースが少なくありません。また請求書や契約書への押印のほか、経費精算など各担当者・上長の押印を確認して進める業務が多いなど、ハンコ文化が根強く残っていることも経理がテレワークをできない理由と言えます。
さらに経理が扱う情報には企業の機密情報も多く含まれているため、外部から社内システムにアクセスすることへのセキュリティ上の不安も要因の一つです。
紙の請求書対応が多い
経理では、請求書など紙を用いて処理する業務が多いのが特徴です。請求書の発行や押印、郵送また取引先から届く請求書の支払処理も紙をベースに行われます。
請求書を発行する際には営業部門から請求内容をデータとして受け取っても、そこから先は紙ベースの作業になります。担当者が請求書を作成して印刷し、上長の承認を得て角印を押印した後、封入して郵送するという作業が発生します。
また、一般的に取引先からの請求書も紙で郵送されてきます。各部門の担当者が確認を行い、上長が承認した後経理に回ってくる流れです。経理においても、担当者が請求書をもとに仕訳や支払処理を行い、上長が承認するという作業があります。
このように請求書に関連する業務はオフィスで紙の請求書の受け渡しが必要なため、出社しなければ業務を遂行するのが難しいのが現状です。
ハンコ文化
日本ではハンコ文化が根強く残っていることも、経理がテレワークできない理由の一つです。請求書への押印のほか、請求書以外でも経費申請の稟議書や経費精算といった各部門の担当者の確認印や上長の承認印を確認して処理を行う業務があります。
法律上、請求書の印鑑は必要ではありません。しかし会社の角印が押印されている方が信頼できることから、押印を行うのが慣習となっています。押印されている請求書でなければ、受け付けない企業もあるほど印鑑を押すことが重視されています。
セキュリティ対策への不安
経理は会社の中でも、機密情報を多く扱う部門です。そのためセキュリティ対策への不安からも、他部門よりテレワークを導入しにくいという面もあります。
一般的なセキュリティ対策としては、セキュリティソフトの導入のほか、指定外のWEBサイト閲覧やソフトダウンロードの禁止、業務に使用するツールのパスワード管理、フリーWi-Fiの使用禁止といったルールが考えられます。
ただしこうしたルールを整備したとしても、個人のセキュリティ意識の低さから実行性を伴わなければ情報漏洩が起こるリスクがあるため、経理ではテレワークが導入されにくいのです。
経理業務にテレワークを導入する前にやるべきこと
経理業務にテレワークを導入するには、実現のための環境整備が不可欠です。経理業務をテレワーク化する前に、次に挙げることをやっておく必要があります。
- 請求書のデジタル化
- 各種帳票のデジタル化
- クラウド経費精算ツールの導入
請求書のデジタル化を行うことで、請求書の発行業務や取引先からの請求書の支払処理などのために出社する必要がなくなります。
また経理ではさまざまな帳票類を扱うため、経理システムを導入するなど帳票類のデジタル化も必要です。さらにクラウド経費精算ツールの導入は、他の部門を含めてテレワークの推進に貢献します。
請求書のデジタル化
テレワークを実現するためには、まず上述したような紙の請求書の発行や郵送、あるいは取引先からの紙の請求書の受け取りや支払処理などの業務に出社しなくても対応できるように、請求書を紙ベースからデジタル化することが不可欠です。取引先へPDF化した請求書をメールなどで送る、また取引先からの請求書もPDFで受け取るといったペーパーレスの体制が構築化できれば、請求書関連の業務をテレワークで対応できるようになります。
各種帳票のデジタル化
経理業務では、請求書の他にもさまざまな帳簿や伝票を使用します。こうした帳票類についても紙ではなくデータでやりとりする体制を構築できれば、テレワークがスムーズに進むので理想的です。
また経理業務全体をシステム化するのが難しい場合でも、ファイリングされた書類をクラウド上で閲覧できるようにデジタル化することで、一部の業務のテレワーク化を進められます。
たとえば紙の入出金伝票などをスキャンしてデジタル化し、クラウド上のストレージで保管するようにすれば、自宅からでも閲覧、確認することが可能です。
クラウド経費精算ツールの導入
経費精算は、経理だけでなく会社全体におけるテレワークを阻む業務の一つです。経費精算は紙ベースで行われていることが多く、交通費や交際費などの経費の使用者が、申請書に記入して紙の領収証を添付し上長の承認印の押印を経て経理に提出する流れになっています。また提出された申請書に誤りがあった場合には、経理担当者は経費の使用者に確認して修正してもらい、再度上長の承認をもらうという追加の作業が発生します。
このように紙ベースで経費精算を行っていると、経費の使用者や役職者も経費精算のためだけに出社するという事態が生じてしまいます。
クラウド経費精算ツールを導入すれば、経費の申請や承認がすべてツール上で完結するため、テレワークで対応することが可能です。
経理業務のテレワーク化は企業間決済サービスで加速する
経理業務のテレワーク化を実現する方法の一つとして、企業間決済に特化した請求代行サービスを導入する方法があります。請求代行サービスを利用すると、与信審査から請求書発行、入金管理、督促までの請求業務を自動化できるため、テレワーク化が加速します。
請求代行サービスの中でも、「Paid（ペイド）」は情報セキュリティの面などからおすすめです。
Paidは高い信頼性を担保
経理のテレワークを実現するうえで、セキュリティ対策は大きな課題です。
その点、Paidは「ISO/IEC27001」の認証を取得しています。「ISO/IEC 27001」は「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）」の国際規格です。この認証を取得しているということは、情報セキュリティの3要素である機密性・完全性・可用性をバランスよく維持・改善していく仕組みが構築されていることの証明になります。
また、Paidは「IPアドレス制限機能」によって、登録したIPアドレスからのみアクセスできるように制限できるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減できます。
PaidのAPI連携なら請求データの登録も自動化
経理業務をテレワーク化するにあたって、手動で行っていた請求データの入力が自動化できれば、その確認作業も効率化できるので便利です。
PaidはAPI連携に対応しているため、自社の基幹システムやデータベースにある販売データを自動で請求データとして取り込むことができます。請求ミスを防ぐための確認作業が不要となるため、無駄な時間をとられずに済むようになります。
また、請求書の発行や入金管理、督促や代金の回収などもすべて「Paid」が行うので、請求業務をすべて自動化できます。
Paidの導入で請求の自動化が実現した事例
Paidを実際に導入した企業の事例を紹介します。
| 導入企業 | Hamee株式会社 |
|---|---|
| 業種 | アパレル・雑貨 |
Hamee株式会社は、モバイルアクセサリーの卸売・販売などを手掛けている企業です。「Paid」の導入は請求業務の効率化に加え取引先の幅を広げることが目的でした。
【Paid導入前の課題】
手作業による入力で請求書を作成していたため、ミスを防ぐための確認作業が発生し、請求業務に手間がかかっていました。また自社掛けに対応していましたが、与信審査に時間がかかるため機会損失が起こることも課題でした。
【Paid導入後の効果】
弊社のECサイトとPaidをAPI連携することによって、注文データをもとに請求業務を完全に自動化することを実現しました。請求業務に人手を割かなくて済むようになったことから、繁忙期も少人数のスタッフで乗り切れました。また、リスクをとらずに掛売りができるようになったため、取引の幅が広がるという効果も生まれています。
取引先の拡大と請求の自動化を実現しました～Hamee株式会社
まとめ
経理は請求書などの紙ベースの業務が多いことや、ハンコ文化が根強く残っていることが、テレワークができない理由です。また業務の性質上、他部門よりもセキュリティ対策が求められることも、テレワークを難しくしています。しかし、請求代行サービスなどのツールを導入することで、テレワーク化を進めていくことができます。Paidのような請求代行サービスの導入を検討し、経理のテレワーク化を推進してはいかがでしょうか。
