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請求書払いとは？～メリット・デメリットや導入時のポイント、請求業務の効率化について解説

請求書払いは、企業間取引の基本です。しかし請求書払いを導入するうえで発生する業務量の負担や未回収リスクについて、どれだけの人が把握しているでしょうか。そこで本記事では、請求書払いの基本をはじめ、メリットやデメリット、請求書払いを導入する際に気を付けるべきポイントを解説します。

目次

1. 請求書払いとは
2. 請求書払いの利用条件となる与信基準
3. 請求書払いを導入した際に発生する作業
4. 請求する側のメリット・デメリット
5. 支払う側のメリット・デメリット
6. 請求書払い導入が難しい理由
7. 請求書払いにかかわる業務を代行してくれるPaidとは
8. まとめ

請求書払いとは

請求書払いとは、商品の購入代金を特定の期日に後払いすることを指します。企業間取引のほとんどが請求書払いで成り立っており、「料金後払い」や「掛け払い」ともいいます。

請求書払いは後払いのため、代金を支払う能力があるかどうかを判断したうえで、取引を開始するのが特徴です。この判断のことを「与信調査」といいます。そして、信用を与えることによって成り立つ取引を「与信取引」といいます。取引先の支払い能力に応じて与信枠の設定を行い、未回収リスクを防ぎます。

また、請求書払いでは、請求書を発行します。請求書は一定期間の取引をまとめ、代金（売掛金）を支払うように通知するものです。取引内容や金額、支払期日、振込先口座等が記載されます。

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請求書払いの利用条件となる与信基準

支払う側から請求書払いの希望があった場合、上述の通り与信調査を行い自社の与信基準をクリアしているかどうかを確認する必要があります。

与信基準とは「代金を後払いする能力があるかどうか」を決める基準であり、基準を満たしていなければ請求書払いでの取引を行うことができません。代わりに銀行振り込みによる前払いやクレジットカード払い、物販の場合は代金引換などの支払い方法を提示することになります。

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請求書払いを導入した際に発生する作業

請求書払いを導入した場合は、次のような作業が発生します。

• 与信管理
• 請求書発行
• 入金消込
• 督促・代金回収

与信管理では取引先の信用調査を行い、支払能力により与信枠を設定します。設定後も継続的に取引先をチェックし、情報を更新します。請求書発行は、支払いに必要な請求書を発行する作業です。一定期間の取引情報をまとめて内容に間違いがないかを確認し、取引先担当者に請求書を送付します。

入金消込は、発行した請求書の金額が指定の銀行口座に入金されていることが確認できたら、事前に準備しておいた入金リストの消込を行う作業です。支払期日までに入金がない取引先には確認を行います。また支払期日までに入金がない取引先には確認を行い、必要があれば催促状や督促状を発送します。

これらは小さな作業ボリュームですが、取引先や取引量が増えれば作業が積み重なり、作業量も時間も増大します。しかし重要な作業のため、正確に効率よく作業を行うことがポイントになります。

請求する側のメリット・デメリット

請求書払いには、商品の売り手と買い手が存在します。まずは商品・サービスの売り手である、請求する側のメリット・デメリットを説明します。

• 【メリット】都度の請求業務が省略できる
• 【デメリット】未回収リスクがある

【メリット】都度の請求業務が省略できる

商品やサービスを提供するごとに支払いが行われる場合は、その都度請求書の発行や入金確認を行わなければなりません。特に、入金が行われた後に商品やサービスを提供する場合には、こまめな入金確認作業が必要です。

しかし請求書払いを導入した場合代金はまとめて後払いになるため、請求や入金確認に関する業務は1回分しか発生しません。さらに入金を待たずに商品やサービスの提供がすぐに行えるので、取引がスムーズになるというメリットもあります。

【デメリット】未回収リスクがある

請求書払いのデメリットは、先に商品やサービスを提供しているため、入金がされない可能性があるということです。これを未回収リスクといいます。

請求書払いではこの未回収リスクをいかに防ぐかが重要なポイントになります。請求書払いを開始する前の信用調査と与信管理を入念に行うことが求められますが、取引先の急な業績悪化による未払いについては、事前に防ぐことは困難です。そのリスクも防ぐとなると、さらに取引信用保険や売掛保証サービスの検討が必要になります。

支払う側のメリット・デメリット

請求書払い（与信取引）を利用して、代金を支払う側のメリット・デメリットを説明します。

• 【メリット】支払い業務の効率化
• 【デメリット】支払い忘れによる信用悪化

【メリット】支払い業務の効率化

請求書払いであれば、月に何度も取引をしたとしても支払い作業が1回で済むため効率的です。また銀行振込で支払をする場合は、振込手数料の節約にもなります。

こうした効率化はもちろん、後払いであれば売上を見込んで予算が立てられるため、大きな取引がしやすくなります。

【デメリット】支払い忘れによる信用悪化

請求書が届いているにもかかわらず、営業と経理での連携ミスや単純な支払い忘れによる支払い遅延を起こしてしまうと、自社の信用を損なう恐れがあります。

支払い遅延が発生する原因としては支払いを忘れていたというケースが多いので、請求する側としてはこまめな連絡をして、なるべく継続的な取引ができるようにフォローしましょう。

請求書払い導入が難しい理由

デメリットはあるもののメリットの多い請求書払いは多くの企業が導入しており、企業間取引では一般的な決済方法となっています。しかし、請求書払いの導入を見送るケースも多くあります。その理由に、作業量の増加が挙げられます。

取引を始める前の信用調査や与信調査は、請求書払いを実施する取引先すべてに行います。調査を行う基準の設定も必要です。また与信については継続して管理を行うため、作業が一定量増加することになります。

業務量だけでなく、与信管理についてはある程度のノウハウも必要です。いきなり与信を調べようと思っても、何を調査したらいいのか、基準をどこに設定すればいいのかといった部分は、経験に頼らざるを得ない部分が多くあります。せっかくコストを割いて基準を設定したとしても、その基準自体が間違っていては未回収リスクを減らすことはできません。

また件数が少ないうちはいいですが、取引先が増えるにつれて請求書発行作業や入金管理にかかるコストも倍増していきます。あらかじめ件数が増えても正確性やスピードを落とさず対応できる仕組みを作るのは非常に難しいことです。細かく膨大な作業と柔軟な対応が必要になるため、請求書払いを導入するに至らないことがあるのです。

請求書払いにかかわる業務を代行してくれるPaidとは

先述したとおり、請求書払いのメリットは魅力的な反面、デメリットも存在します。それらの課題を解決し、安心して請求書払いを導入したいなら代行サービスの利用を検討することをお勧めします。一般的な代行サービスでは、請求書払いに関する業務をすべて代行してもらえます。その中でも導入しやすいのがPaidです。

Paidは、BtoBに特化した与信の仕組みを持っており、継続取引がしやすいという特徴があります。さらに必要な作業は請求データの登録のみとなっており、日々の作業の負担になることはありません。未回収が発生した場合も100％代金が保証されるので安心して利用できます。

Paid導入で請求業務が効率化した事例

Paidを導入することにより、請求業務が効率化した事例をご紹介します。

【Paid導入前の課題】

• 人的リソースがなく後払いに対応できない
• クレジットカード決済のみだと営業しにくい

【Paid導入後の効果】

• 請求業務を経理一人でカバー
• 後払いの対応により新しいチャネルを開拓
• 契約数が増え売上UP

カード決済のみの取引だったため、請求書払いのご要望が多くありました。しかし、請求書払いを導入したくても、人員が足りずに手が回らない状況でした。それでもご要望が多いため、Paidを利用して請求書払いを導入しました。

Paidを導入したことにより、経理一人での作業が可能になり、作業負担が減りました。また、今までカード決済ができずに利用ができなかったお客様を取り入れることにも成功しました。結果として、契約数が増え、売上も増加しました。

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まとめ

請求書払いは信用を担保に商品を売り買いする企業間取引の基本であり、代行サービスなども利用しながら導入している企業はたくさんあります。しかし、デメリットもあります。請求書払いにより発生する請求業務の負担や未回収リスクについて注意しながら、自社に合った方法を検討しましょう。