掛け払いとは？～掛け払い代行サービスのメリットや選び方を徹底解説
掛け払いは、信用を担保に取引を行う企業間取引の基本です。しかし、信用を担保に代金の後払いを行うことから、代金未回収のリスクが企業の悩みの種となってきたのも事実です。また未回収リスクだけでなく、作業量の負担も大きな課題です。
そこで今回は掛け払いの基本を解説するとともに、掛け払いを導入するときのポイントや代行サービスを利用するメリットについて説明します。
掛け払いとは
掛け払いとは、サービスや商品を提供したときに代金を支払ってもらうのではなく、一定期間に行った取引代金を後日まとめて支払ってもらう支払い方法のことをいいます。一般的に多いのは「末締め末払い」、つまり当月末日までに取引した代金を、翌月末日までに支払ってもらうという取り決めです。
また一定期間で行われた取引代金をまとめて請求書で請求し、取引先はそれを元に支払いを行うことから、請求書払いともいわれています。
請求書払いとは？メリット・デメリットや導入時のポイント、請求業務の効率化について解説
掛け払いは取引先にも以下のメリットがあります。
- 支払いが1回にまとまる
- 予算管理がしやすく大きな取引がしやすい
サービスや商品の提供ごとに支払いを行うと、その都度振込手数料が発生します。また、支払い作業が多くなると支払い漏れや金額間違いなどが起こりやすくなります。
しかし、掛け払いであれば一定期間の取引をまとめて支払うことが可能となり、予算管理もしやすくなり見通しが立てやすくなるため、比較的大きな取引もしやすくなります。取引を拡大するためにも、掛け払いは導入すべき決済方法です。
掛け払い導入後の負担を軽減する方法
掛け払いを導入する場合は、取引前の準備と取引後の業務体制の調整が必要になります。まず取引前に必要なのは、与信の判断です。サービスや商品提供代金をツケの状態にするため、どれだけ相手を信用できるのかを数値化しないといけません。また、その信用をどのように判断していくのかの方法も基準化する必要があります。
そして取引後には、請求書の発行・発送も行われます。一定期間まとめての請求になるため、都度の取引内容を整理してまとめておかなければなりません。さらに、請求書の送付後には入金確認・消込、入金がなかった場合には督促・回収とさまざまな業務が発生します。
掛け払いを導入することで発生するこれらの業務を誰が行うのか、ミスなく実施するためにどのように社内統制を図るのか。そうした業務体制を調整するのは非常に難しいことです。何もない状態で掛け払いを導入しようとなると、何から手を付けてよいのか、どのように作業を行えばいいのかが分からず、あまりの作業量の多さに掛け払いを断念してしまうこともあります。
こうした掛け払い導入後の業務負担は、代行サービスを活用することで解消することができます。
掛け払い代行サービスを利用するメリット
掛け払い代行サービスを利用することで、以下のメリットを得ることができます。
- 与信管理の強化
- 取引開始までの時間の短縮化る
- 請求業務の効率化
- 未回収リスクが減らせる
与信管理の強化
掛け払いを行う場合は、取引を行う前に相手の信用調査を行い、どのくらいの支払い能力（与信）があるのかを調べなければなりません。また安心して継続的な取引を行うためには、定期的に信用調査を行い支払い能力を見直すことも必要です。これを与信管理といいます。
与信管理を行うために必要な情報収集や与信の判断には、ある程度経験やノウハウを必要とします。未経験の担当者がやろうと思っても、重要な情報を見落としてしまったり判断が甘かったりすると、信頼性のある与信判断はできません。
掛け払い代行サービスでは、取引前の与信審査を代行してくれるケースがほとんどです。過去の取引事例や独自のデータベースを利用しているので、その与信審査の結果を用いることで与信管理を強化することができます。しかし、サービスによっては取引前の審査だけで定期的な与信管理までは行っていないものもあるので注意が必要です。
取引開始までの時間の短縮化
前述した与信審査を自社でやろうとすると情報収集や判断に時間がかかるため、取引開始までに時間がかかってしまうことも掛け払いを導入するうえで大きなハードルとなります。
せっかく取引先から大きな取引を相談されていても、納期が短い場合は取りこぼしにつながってしまったり、取引先の購入意欲が下がってしまって失注につながったりということも起こりえます。
掛け払い代行サービスを導入して与信審査がスムーズになれば取引開始までの時間も短縮でき、取引拡大につながります。
請求業務の効率化
掛け払いを導入することで大きな負担になるのが、毎月月初に発生する請求書発行や、都度の入金確認・消込、そして入金がなかった場合の督促といった一連の請求業務です。取引量が増えれば増えるほど、月初に発行する請求書の件数も増え、扱う情報量も多くなり、担当者の業務負担が増えます。
掛け払い代行サービスを導入すれば請求業務から督促業務まですべてを代行してもらえるため、取引量が増えても効率よく請求業務を行うことができます。
未回収リスクが減らせる
掛け払いを導入することで特に注意する必要があるのが未回収リスクです。未回収リスクを軽減するために実施するのが与信管理ですが、未払いを100％防止することはできません。
未回収が発生してしまうと連鎖倒産に陥る可能性もあるため、支払いがない取引先に対してはしっかりと督促をする必要になります。単なる支払い漏れや意図的に支払わない場合と理由は多岐にわたりますが、督促業務は時間も体力も消費するだけでなく、督促を行ったにもかかわらず結局回収ができないとなると本末転倒。できることなら避けたい業務でもあります。
掛け払い代行サービスでは100％の代金保証が付いていることも多く、仮に取引先から代金が支払われなかった場合でもサービス提供会社から代金を支払ってもらえます。
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代行サービスの選び方
掛け払い代行サービスを導入しようとしたとき、多様なサービスがある中でどれを選べばよいのかわからなくなるかもしれません。大切なことは、自分の会社にとって必要なものは何なのかを明確にすることです。
その中でも下記は判断する項目として有効です。
- 与信審査の対象
- 与信限度額の大きさ
- 取引先の使いやすさ
サービスによって与信審査の対象が、企業なのか取引なのかという違いがあります。企業与信であれば初回取引の前に与信審査を行い、2回目以降の取引では審査が発生しません。また2つ目のポイントにつながってきますが、取引量に応じて与信を増やすことができるため大きな与信限度額を付与しやすくなり、継続的な取引にもつながりやすくなります。
一方、与信の対象が取引の場合は、取引の都度審査が発生します。そのため急に審査が通らないというケースや、与信限度額が比較的少額なため大きな取引がしにくいといった課題があります。
また、取引先にとって使いやすい、支払いがしやすいことも、代行サービスを選ぶ際に重要な項目になります。オンライン上で請求書の確認や再発行ができるのか、同じ会社の別部署や別支店で請求が発生した場合に請求書を分けたりまとめたりできるのか、といった細かいポイントも確認しましょう。取引先にも使いやすいサービスを選択することにより、次の取引につなげやすくすることも期待できます。
これらの項目に対応しているサービスとしてPaidがあります。企業間取引は継続的に行われる前提が多いため、代行サービスも継続取引に向いているPaidがおすすめです。
継続取引に向いているPaidの導入事例
Paidは企業与信で、取引実績に応じて与信限度額が上がっていくのが大きな特徴です。与信限度額は最大1,000万円まで設定可能です。もちろん企業与信でも3営業日程度で審査結果が出るため、スムーズに取引を開始できます。
| 導入企業 | 株式会社ナカムラ |
|---|---|
| 業種 | 家具 |
【Paid導入前の課題】
- 取引先から後払いに対応して欲しいという声が多数あった
- 発注が増える時期の与信枠が足りない
【Paid導入後の効果】
- 簡単に後払いで取引が開始できる
- 取引実績にもとづいて与信枠が上がるので発注が増えても安心
- 管理画面があるので作業が楽
掛け払い対応の要望が多いためにPaidを導入した企業になります。取引先へのPaidに関する書類や説明もとても簡単なため、説明に苦労することなく導入できています。
取り扱い商品の単価が高く、他社サービスの場合は与信枠が足りずに取引ができなかったものも、Paidなら過去の取引実績により与信枠が設定されるため、確実に売上につながっています。
取引実績にもとづいて与信枠が上がるので発注が増えても安心～株式会社ナカムラ
まとめ
掛け払いを導入することにより増える作業が多々あります。しかしながら、取引先からは掛け払いの要望が多いことも事実です。掛け払い代行サービスを上手に利用することにより、効率よく作業管理を行うことができます。代行サービスは多種ありますが、自社に必要なサービスを取り扱っている代行サービスを選択することが大切です。
