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与信管理規程の作り方~遵守のための工夫や限度額の設定・規程の雛形

与信管理を適切に行うためには、明確な規定が不可欠です。しかし、どのような項目や内容を記載するべきなのか、与信管理規定を作成するにあたり悩む企業担当者も少なくありません。また、規程は作成して終わりというものではなく、それが守らなければ意味を成しません。

本記事では、与信管理規程の作り方、どのように規程を守らせリスク管理を徹底させるかを解説します。

目次
  1. 与信管理規程とは
  2. 与信管理規程はなぜ必要か
  3. 与信管理規程の作り方
  4. 与信管理規程の雛形
  5. 与信管理規程を守らない場合~リスク管理が重要
  6. 与信管理規程を守らせるには
  7. 与信管理を代行するサービスの導入で未回収リスクを解消する
  8. まとめ

与信管理規程とは

与信管理に関するルールを明文化したものが与信管理規程です。企業によっては、独立した与信管理規定を策定せず、販売管理規程の中に設けているケースも見られます。

与信管理規程には、与信管理の意義、そして与信枠の決定を下す方針を示す「与信管理基準」の記載があります。また、対応手順については、別途マニュアルとして作成することもあります。

関連記事与信管理の方法~与信承認から事後管理までの手順マニュアルと重要性

与信管理規程はなぜ必要か

与信管理にあたり、会社で定められたルールが明確になっていなければ、対処すべきリスクに迅速に対応できなくなってしまいます。これは管理部門に限定された話ではありません。営業部門も同じルールに則って運用しなければ、与信管理は円滑に進められません。

また、取引先と直接やり取りをする営業部門が与信管理規程を意識することにより、重要なリスクの早期発見につながります。売掛金などの債権金額が多ければ多いほど、与信管理の重要度は高まるのです。

与信管理規程を作成することで、万が一問題が起きた際の対応方法も明文化されるため、社内対応をスムーズに進めることが可能になります。

エクセルに入金情報を記録する

銀行口座などに売掛金の入金の事実があっても、通帳を見ただけでは、その会社への売掛残がいくらあるのかはわかりません。そこで、突き合わせ作業の事前準備を行います。まずは通帳を用意し、入金日・入金名義・入金金額と、通帳に記載されている内容をすべてエクセルに記録してください。

与信管理規程の作り方

与信管理規程の主な枠組みには以下の項目が挙げられます。

  • 総則
  • 与信限度額の設定
  • 与信管理の運用
  • 問題等の処理

与信管理規程の内容は企業によってさまざまです。たとえば、商社とIT企業とでは取扱製品や顧客属性など、事業環境が異なります。そのため、同じ内容の与信管理規程で運用することはできません。

また、多くの規定は国内取引を想定したものになっていますが、輸入商品を扱う場合はカントリーリスクに関する項目が必要になります。会社の業種や規模にあった規程の作成が大切です。

関連記事与信管理の基準の設定方法~与信限度額の設定方法とポイント

総則

総則は、与信管理の目的や適応範囲、管理・決裁者といった、全体に関する内容を記載します。

目的

なぜ与信管理をするのかを記載します。

適用の範囲

どの取引に対して与信を設定するのかを記載します。対象をすべての取引先とした場合は、与信管理該当企業も多くなるので注意が必要です。

責任の範囲

誰が与信についての責任をもつのかを記載します。すべて管理部門にまとめたり、部門ごとに内容を分けて記載したりとさまざまです。

その他、どの債権について与信を設定するのか、誰が決裁を行うのかなど、より細かい内容を会社の状況に応じて追加します。

与信限度額の設定

与信管理の目的や適応範囲などの総則を定めた後には、与信限度額を設定します。

与信限度額の設定

与信限度額を誰がどのように設定するのか記載します。また、グループ会社の場合はグループ全体なのか、それともそれぞれの取引先で設定するのかも記載します。

与信限度の有効期限

与信限度額は定期的に見直すことが望ましいため、有効期限を設けます。

取引先に対する与信管理の方針

与信限度額を超えての取引が発生した場合、どう対応すべきかを記載します。

与信限度額は与信枠ともいわれ、取引先ごとに定めた総債権の上限金額を表します。なお、債権(売掛金等)は税込みのため与信限度額は税込金額で設定することが一般的ですが、税抜きで設定しているケースも見られます。

与信管理の運用

与信限度額を設定した後は、実際の運用について記載します。

与信管理の教育

規程を作成しても適切な運用がなされなければ意味がありません。規定の順守にあたり、従業員に対する教育・指導をどのように行うのかを記載します。

回収状況の報告

未回収が生じた際には、取引先の状況をすぐに把握する必要があります。これは危険なシグナルになりうる事項のため、誰が回収状況の報告を行うのか、回収ができていない場合の対応は誰が行うのかなどを記載します。

緊急時の措置

取引先の経営状況に悪化・変化が生じた際には、リスク回避のため与信限度の減額に迫られます。緊急時に誰がどのように、どの範囲まで決めることが可能かを記載します。

問題等の処理

取引先が倒産してしまった場合や、債権回収が滞っている場合の対処方法を記載します。

問題先・事故先の定義

どのような状況を問題先や事故先として取り扱うかの定義を記載します。

問題先・事故先に対する措置

債権回収に遅延が生じている場合、どのタイミングでどのようなアクションを起こすのかを記載します。営業担当者に動いてもらうことが一般的なため、無理のないスケジュールと作業を設定することが必要です。

回収遅延の状況によっては、与信限度額を消滅させることもあります。また、取引先が倒産している場合はどのように回収作業に入るか記載が必要になります。情報量が多くなるため、ひとつの項目にまとめて記載せず、それぞれ項目を分けて記載するとよいでしょう。

与信管理規程の雛形

与信管理規程を一から作成するのは簡単ではありません。そのため、無料で公開されているテンプレートを利用して、自社の状況に合わせた与信管理規程としてチューニングするとよいでしょう。テンプレートのほかに、作成例が記載されたサイトもあります。

なお、テンプレートや作成例に記載されているすべての項目を入れる必要はありません。自社にとって必要な項目・種類が含まれていれば十分です。あれもこれもと項目を過度に盛り込んでしまうと、実際の運用が困難になりがちです。読みやすく運用しやすい規程を作成することが大切です。

【与信管理規程のテンプレート】

会社規程(規定)・規則の書き方~Wordテンプレート(ひな形)の無料ダウンロード~

https://kiteikisoku.com/menu/risk/yosinkanri.html

与信管理規程を守らない場合~リスク管理が重要

与信管理は、債権回収のリスクを軽減させるために行うものです。この規程が守られなかった場合、どのようなことが起こるのでしょうか。

債権回収ができない

取引契約を急いで進めていると、取引先の情報取集収集が徹底されないままに取引を開始してしまうことがあります。この場合、取引先の信用は未知数の状態なので、本当に債権回収ができるかの保証はありません。

会社が倒産する

利益が出ているのに債権回収がうまくいかず、支払いが滞り倒産してしまうことがあります。いわゆる黒字倒産です。会社の事業継続に大切なものは現金です。債権を保有していたとしても、現金が手元になければ支払いをすることができません。

これは、適切な与信管理を行わずにスピード重視の取引を行い、債権回収が滞ってしまった場合に起こり得る事態です。取引先は本当に信頼できる相手なのか確認することが、会社を継続をするうえでは何より重要です。

与信管理規程を守らせるには

与信管理を行うと、実際の取引スタートまでに細かな手順を踏むこととなり、そこに煩わしさを感じる従業員も出てきます。これは、大きな損失が発生しない限り「守らなくても問題ない」という意識の欠如につながりかねません。損失が出てからでは遅いので、従業員に与信管理規程を守らせるための対策が必要になります。

定期的に新規取引先の概要を報告させる

与信管理規程は一般的に新規取引先に対して適用されることが多いです。月に1回、新規取引先報告書の提出を求めるようにするとよいでしょう。報告書の中に、与信管理規程による与信限度額を記載するようにすることで、意識して規程を守るようになります。

管理部門の与信管理チェック

月に1回程度、対象取引先の与信状況をチェックします。与信超過をしていたり、そもそも与信限度額の設定がされていなかったり、守られていない取引先を定期的に洗い出します。また、その結果を営業担当者に伝え、与信管理規程の存在を意識づけていきます。

与信管理を代行するサービスの導入で未回収リスクを解消する

取引先が多くなるほどに、与信管理のボリュームも多くなります。人が管理することに限界を感じる場合は、与信管理システムの導入も選択肢に入れるとよいでしょう。

与信管理も代行するBtoB掛売り決済サービス「Paid」を導入し、未回収リスクを解消した事例をご紹介します。

導入企業 株式会社ユメックス商事
業種 アパレル・雑貨
  • 【Paid導入前の課題】
  • 新規取引先は与信審査が通りにくい
  • 後払いができず、失注するケースもある
  • 新規で前払いだと客単価が低くなってしまう
  • 【Paid導入後の効果】
  • 失注がなくなり取引先が拡大
  • 前払いからPaidに切り替えて客単価UP/li>
  • 与信審査にかかっていた時間を短縮

与信管理をシステムが担うことにより新規取引にスピード感が生まれ、機会損失を解消。さらに請求業務をアウトソースすることによるリスクヘッジ効果は、積極的な営業活動の推進にも寄与します。

既存の取引先に対しても、与信限度額の定期的な見直しに費やされる工数やコストが軽減されます。

関連記事システム導入で取引金額が2倍に~株式会社ユメックス商事の導入事例

まとめ

事業規模が大きくなり、取引先が増えれば増えるほど与信管理もボリュームが増大します。そこで与信管理規定の策定が必要となりますが、与信管理規程は守らなければ役割を果たせません。自社の事業や取引先の環境に応じた適切な項目を与信管理規程に明確に記載し、全社におけるリスク管理の意識づけを図りましょう。

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