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督促 督促 催促 テンプレート

【支払督促・催促メール書き方・例文~テンプレートや送信のタイミング

提供した製品やサービスの対価が支払われないと、企業は大きな損失を被ります。ダメージを最小化すべく、未払い発生時の対応では催促や督促のメールを送ることは不可欠です。

本記事では、督促 ・催促メールの書き方や送信時のポイントについて、例文を交えながら解説します。

目次
  1. 督促・催促メールとは
  2. 督促・催促メールの強制力
  3. 督促・催促メールの書き方
  4. 督促・催促メールの例文
  5. 督促・催促メールのテンプレート
  6. 督促・催促メールを出すタイミング
  7. 督促・催促メールを出しても支払われない場合
  8. 売掛金の未払いリスクを軽減する方法
  9. まとめ

督促・催促メールとは

企業は提供した製品やサービスの対価を徴収するために請求書を送付します。もしも、この請求に対して何らかの事情で支払いが遅れたり、不履行となったりした場合、自社の資金繰りに影響が出てしまいます。そこで、支払いを促すために送るのが催促や督促メールです。

支払いの遅れを催促するメールは、相手を急がせる行為でもあるので、場合によっては失礼にあたる可能性もあります。そのため、メールの文面には細心の注意を払いましょう。

督促・催促メールの強制力

ビジネスにおいて、メールはスタンダードなコミュニケーションツールですが、メールでの督促には強制力はありません。あくまでも「お忘れではないですか」といったソフトな催促の位置づけであり、法的な効力はないのです。

とはいえ、取引相手に支払いが遅れていることを指摘するだけでも十分に意味はあるものです。

督促・催促メールの書き方

督促・催促メール に記載する内容は、主に以下の5つです。

1、件名
2、宛先
3、挨拶
4、本文
5、結び

督促・催促メール はあくまでも気づきを与える程度のお知らせです。相手に非があるとしても丁寧な文面を心がけましょう。

件名

件名は、目的が督促や催促であっても高圧的な表現は避け、「代金お支払いのお伺い」や「支払い期限のご確認」など、あくまでも念押しのためであるという文言にすることがポイントです。

あからさまに催促や督促を押し出す件名は、それがたとえ事実であっても相手にとって不快なものです。常識的なビジネスマナーを順守してください。

宛先

一般的には、通常やり取りしている担当者宛に送ります。その際、会社名、部署、氏名を明記しましょう。また、担当者の上司のメールアドレスをCCに入れ、部署、氏名も記載して送ると少し踏み込んだイメージを与えることができます。

督促といってもあくまでメールの段階では「お知らせ」レベルです。できる限りソフトに、事を荒げないことを意識した対応を心がけましょう。

挨拶

続いて、挨拶のフレーズについて確認しておきましょう。

  • お世話になっております。株式会社○○の△△でございます。
  • 何度も失礼いたします。株式会社○○の△△でございます。

懇意にしている取引先であれば、「いつもお世話になっております」というフレーズが自然でしょう。何度目かの催促メールの場合は、「何度も失礼いたします」という文言が適切です。

また、複数回メール送信する場合は、「行き違いで連絡をいただいておりましたら申し訳ございません」といった文言を入れるのも誠意が伝わり、不快な印象を薄めることにつながります。

本文

本文には、以下の内容を記載しましょう。

  • 請求書の送付日
  • 請求書の内容
  • 支払期日
  • 入金状況

督促・催促メール の目的は、支払いが完了していないことを認知してもらい、確認を促すことです。そのため、どの案件に対する請求なのか。その内容と送付日を明記します。そして、支払いの締め切り日を記すことで、現状を把握してもらいます。

入金状況を伝える際には、あえて「支払われていない」と表現せず、あくまでも「入金の事実がない」という表現に止めることで、やんわりと相手の行動を促すことが期待できます。

結び

結びでは実際に相手にしてもらいたいことを記載します。ただし、「入金してください」とストレートに記載するのではなく、すでに入金済みである可能性も含め、あくまでも念のために送っているというスタンスから、「ご確認願います」という表現に留めておくのが無難です。

そのうえで、「本メールと行き違いでご送金頂いていただいておりましたら、なにとぞご容赦ください」といったフレーズを必ず添えましょう。

督促・催促メールの例文・テンプレート

以下に、挨拶・本文・結びの例文を以下に記します。

挨拶

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

本文

〇月△日に納品しました◆◆の代金につきまして、入金が確認できておりません。
何かのお手違いかとは存じますが、請求書に記載の期日を1週間過ぎております。

結び

大変お手数ですが、ご確認いただきたくよろしくお願い申し上げます。

なお、行き違いでご送金頂いただいておりました場合にはなにとぞご容赦ください。

取り急ぎ、ご連絡まで。

感情的な要素は入れず、あくまでも事実のみを端的に記載しましょう。

督促・催促メールを出すタイミング

メールでの催促・督促は、支払期日の当日でも問題ありません。その際は「本日ご入金いただけそうでしょうか」とした文面であれば自然です。

期日を過ぎてしまったタイミングでは、「〇日までにお願いしておりましたが、状況はいかがでしょうか」と促しましょう。催促メールを送る目安は、支払期日から3日~1週間程度経ってからが一般的です。

督促・催促メールを出しても支払われない場合

催促・督促メールに返答せず支払いに応じてくれない場合は、以下の措置をとることになります。

催促メールを送っても反応がない場合、督促メールか催促状で支払いを促します。

効力の強さ催促メール催促状督促メールト督促状

これらはメールで可能な限り支払いを促してから書面を郵送するのか、最初のメール以降は書面で支払いを促すのかの違いです。

なお、督促メールと催促メールの内容自体に大きな違いはありません。

内容催促メール催促状督促メールト督促状

1、催促状を手紙で送付する(あるいは、督促メールを送信する)
2、督促状を手紙で送付する
3、内容証明郵便で文書を送付する
4、裁判で解決する

催促メールに相手が応じてくれない場合は、文書による催促状を郵送します(あるいは、督促メールを送信します)。それでも返事がなければ、督促状を送付し、督促状を送っても返事がないようであれば、今度は内容証明郵便で文章を送付します。これによって、「受け取っていない」という言い訳は通用しなくなります。なお、督促状を送付する2の時点で法的措置を前提とするしないにかかわらず、「受け取っていない」「見ていない」というトラブルを避けるため、内容証明郵便で送付するのがおすすめです。

これも無視すると、状況次第では裁判手続きに進むことになります。裁判所から督促状が送られ、相手の出方次第では裁判となります。

売掛金の未払いリスクを軽減する方法

ビジネスにおいて売掛け決済は取引先の選択肢を広げ、事業を加速させるために必要な仕組みです。一方で、売掛けを行うには与信管理などの業務工数が増えるというデメリットもあります。

そうしたデメリットに対し、Paidは与信管理から代金回収までのすべてを代行。請求業務にかかる負担を大きく軽減することができます。

与信の客観的な正当性を担保し請求業務にかかわるコストを削減

Paid導入により請求業務が効率化した企業の事例を紹介します。

導入企業 株式会社Beer and Tech
業種 卸・販売

Paid導入前の課題

主に法人を相手に花のECを運営していましたが、取引単価が高い商材ではなく、人員も少ないスタートアップ企業のため、請求業務にコストを割けませんでした。

Paid導入後の効果

Paid導入により請求業務に発生するコストが削減されたほか、未払いへの対応時の精神的負荷がなくなったことで、本業への好影響がもたらされました。

関連記事API連携のしやすさが導入の決め手~株式会社Beer and Techの導入事例

まとめ

ビジネスでのもっとも大きなリスクのひとつが未払いです。代金が回収できなければ資金繰りへの影響はもちろん、それを回収するために本業の時間が削られ、生産性が低下してしまいます。

請求書業務を代行するサービスの活用は、その回避策としてもっとも有効な手段のひとつです。請求・未払いへの対応といった課題を抱えているなら、請求業務代行サービスの導入をご検討ください。

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