【ビジネス向き】督促状と催促状の違いとは？書き方や例文を紹介

ビジネスにおいて、約束の期日までに支払いが行われないことは決して珍しいことではありません。そして、未払いであれば当然、支払いを催促することになります。

本記事では、未払いを解決するための「督促状」の書き方のポイントについて、例文を交えながら解説します。

目次

督促状とは
催促状との違い
督促状の書き方
督促状の例文
督促状のテンプレート
督促状を出すタイミング
督促状を出しても支払いがない場合
与信管理や請求業務を効率化
まとめ

督促状とは

督促状は、期限内に支払いが行われない場合に、速やかな入金を促すために送る書状です。督促の「督」は、「統率する」「取り締まる」「率いる」といった意味合いがあります。つまり、未了の行為を取り締まりつつ促すという意味になります。

関連記事【BtoB】支払いの督促方法と書き方～文例と参考テンプレート

催促状との違い

督促状に似た意味をもつものとして催促状があります。

「促す」という点で同じですが、督促の方がより強いニュアンスです。そのため、支払い期日に対する遅れの初期段階には強い表現を控えた催促状を送り、それでも入金がない場合には督促状に切り替えるという流れが一般的です。

督促状の書き方

督促状に記載する内容を確認していきましょう。

宛先
発行日・差出人
表題
支払い要求
法的措置に言及
返信欄

督促状を書くうえでのポイントは、丁寧かつ端的に伝えることです。相手に非があるとしても、感情は表に出さず事務的に終始することで、進捗を促しやすくなります。

また、督促状はあくまでも支払いなどの未了を知らせ、支払いを促すことが目的です。取引関係を傷つける意図はないわけですから、誠意ある対応をするためにも記載事項には細心の注意を払いましょう。

宛先

対企業の場合は、「株式会社〇〇御中」と記載します。担当者とやり取りしている場合は、会社名・部署・役職・担当者名を明記しましょう。

また、個人に対し会費の支払いを督促するような場合は、個人名を記載するのではなく、「会員様」とすると事務的になります。督促というと、特に個人の場合は構えがちになるので、あえて形式的なものである印象を打ち出すことで過度に強いイメージを中和させる効果が期待できます。

発行日・差出人名

発行日は督促状の提出日を記載しましょう。現時点で支払い期日を過ぎていることを知らせるものであるため、発行日を明記しておくことにより、後の展開がスムーズになります。

差出人の欄には、会社名、担当部署、担当者および上役の名前と捺印をしておきましょう。これも、その後の対応を円滑にするにために重要です。

表題

表題に「督促状」と記す理由は大きく2つあります。ひとつは単なる催促ではないという強制力を暗に示すため。そして、もうひとつは事務的な書類であることを強調するためです。

支払い要求

支払い要求について、督促状に明記すべきことは次の4つです。

どの件についてか
金額はいくらか
支払い期日はいつか
いつまでに支払えるのか

督促状は事前に送付している請求書に対する未払いを催促するものであるため、請求書番号と金額、支払い期日は間違いのないよう記載しましょう。

法的措置に言及

督促状を送付しても支払いに応じない場合は、法的措置をとることを検討しなければなりません。そのため、督促状には法的手段をとる可能性を示唆する内容を記載しましょう。さらに再請求にかかった費用や遅延損害金、延滞利息などが加算される旨も明記しておく必要があります。

実際に法的措置をとる場合には、内容証明郵便により書面を送付します。内容証明郵便はその内容や発送日を郵便局が証明するものであるため、相手側は「受け取っていない」ということを理由にできなくなります。

返信欄

督促状の下には返信欄を設けましょう。返信欄には、支払期日の記載、支払えない場合にはその理由、あるいは異議申し立てがある場合にはその理由を記載してもらうことになります。

返信欄の記載内容は、次の請求アクションをどうするか、どう進めていくかを決定する指針にもなります。

督促状の例文・テンプレート

督促状の一例として、支払い要求・法的措置に関する文面を紹介します。

【支払い要求の例文】

前略、再三ご請求しております請求書番号xxxx番の売掛金〇〇万円の件ですが、〇月△日の期日が過ぎましても、いまだ入金の確認が取れておりません。当社としては大変困惑しております。

【法的措置に関する例文】

このまま○月○日までにお支払いのない場合、大変不本意ではございますが、司法上の手続きにて償還請求の措置へ移行することも検討いたします。ご対応願います。
なお、本状と行き違いでご送金いただておりまし場合には、なにとぞご容赦ください。

督促状のテンプレートとして役立つ2つのサイトもご確認ください。

「ビジネス文書　文例　例文」：http://bijinesubun.jugem.jp

ビジネスで使えるさまざまな例文のテンプレートが満載されています。ここで紹介されているのは売掛金の督促状です。例文のほかに、督促状を書く際の詳細な解説も掲載されています。

「文例書式テンプレート集」：https://www.template-sozai.com

多くの例文がテンプレートして掲載されています。督促状は状況が異なる3パターン用意されています。目的に合わせて使い分けることでより適切な文面を作成できるでしょう。

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督促状を出すタイミング

支払期日を過ぎても入金の確認がとれない場合、支払いを促すための催促メールを送ります。

催促メールを送っても反応がない場合、催促状で支払いを促します。これらはメールで可能な限り支払いを促してから書面を郵送するのか、最初のメール以降は書面で支払いを促すのかの違いです。

さらに催促状を送っても返答がないようであれば、督促状を送ることになります。

督促状は、催促状を出し、そこに記載した期限から1週間過ぎても返答がない場合に送るのが一般的です。

なお、督促状の後に催告状というさらに強制力のある文面を送るケースもありますが、2つの差はほとんどありません。どちらも最終的には内容証明郵便で送ることになります。

督促状を出しても支払いがない場合

督促状を出しても支払いに応じない場合は、法的措置を検討することになります。取引先へ内容証明郵便にて文書を送付し、それでも応答がなければ最悪の場合、裁判へ移行します。裁判所から支払督促が送られ、それも無視すると財産差し押さえというケースが想定されます。

なお、督促状を送付する時点で法的措置を前提とするしないにかかわらず、「受け取っていない」「見ていない」というトラブルを避けるため、内容証明郵便で送付するのがおすすめです。

与信管理や請求業務を効率化

ビジネスにおいて、代金の未回収はもっとも大きなリスクのひとつです。回収が滞ってしまうと、いくら利益が出ていても資金繰りが悪化し、黒字倒産に陥ってしまうこともあるからです。

こうしたリスクに対し、与信管理から代金回収までを代行してくれるサービスがあります。BtoB掛売り決済サービス・Paidもそのひとつです。Paidは業界・業種を問わず掛売りを可能にし、未払いの場合でも代金を100％保証するサービスを提供しています。

関連記事与信管理の方法～与信承認から事後管理までの手順マニュアルと重要性

請求業務にかかる時間を削減し、督促の心理的負担も解消

実際にPaidを導入し、請求業務を効率化した事例を紹介します。

導入企業	Terra Drone株式会社
業種	卸・販売

Paid導入前の課題

掛売り決済の導入には、与信管理などの審査業務が必要となります。そこにかかる手間が業務負担になるとのことから、掛売り決済の導入に踏み込めないでいました。

Paid導入後の効果

Paidの導入によって与信管理が自動化されたことで、決済までのスピードがアップ。それまで最短でも3日、最長では10日かかっていたものが、即日から3営業日程度になり、出荷までのタイムラグが大幅に改善されました。

まとめ

ビジネスに未回収リスクはつきものですが、代金回収業務は多くの手間と時間がかかるだけでなく、場合によっては取引先を失うリスクもはらみます。後払い決済の代行サービスは、こうしたリスクを解消してくれる有効な手段です。うまく活用し、未回収リスクを解決しましょう。