【ビジネス向き】督促状とは？催促状との違い、書き方や例文を紹介

ビジネスにおいて、約束の期日までに支払いが行われないことは決して珍しいことではありません。そして、未払いであれば当然、支払いを催促することになります。

本記事では、未払いを解決するための「督促状」の書き方のポイントについて、例文を交えながら解説します。

目次

督促状とは
催促状との違い
督促状の書き方
督促状の例文・テンプレート
督促状を出すタイミング
督促状を送っても支払いがない場合の対応
督促業務の効率化と未回収を防ぐ方法
まとめ

督促状とは

督促状は、期限内に支払いが行われない場合に、速やかな入金を促すために送る書状です。督促の「督」は、「統率する」「取り締まる」「率いる」といった意味合いがあります。つまり、未了の行為を取り締まりつつ促すという意味になります。

督促状の主な目的は、債務者に未払いの事実を明確に伝え、速やかな支払いを促すことです。また、債権者が債権回収に向けて積極的に行動していることを示す証拠としての役割も果たします。

督促状自体には、支払いに対する法的な措置を強制する効力はありませんが、適切に作成・送付された督促状は、民法第153条に基づく時効の中断事由の一つとなります。督促状の送付をしっかりと行っておかないと、最終的に回収ができなくなる可能性が高くなってしまいます。

督促状は紙面で出さなければならないという決まりはなく、メールで送ることも可能です。必要な条件を満たしつつも、ビジネス上の配慮を忘れず、円滑な債権回収と取引関係の維持を両立させることが重要です。

関連記事【BtoB】支払いの督促方法と書き方～文例と参考テンプレート

催促状との違い

督促状に似た意味をもつものとして催促状があります。

「促す」という点で同じですが、督促の方がより強いニュアンスです。そのため、支払い期日に対する遅れの初期段階には強い表現を控えた催促状を送り、それでも入金がない場合には督促状に切り替えるという流れが一般的です。

督促状の書き方

督促状に記載する内容を確認していきましょう。

宛先
発行日・差出人
表題
支払い要求
法的措置に言及
返信欄

督促状を書くうえでのポイントは、丁寧かつ端的に伝えることです。相手に非があるとしても、感情は表に出さず事務的に終始することで、進捗を促しやすくなります。

また、督促状はあくまでも支払いなどの未了を知らせ、支払いを促すことが目的です。取引関係を傷つける意図はないわけですから、誠意ある対応をするためにも記載事項には細心の注意を払いましょう。

宛先

対企業の場合は、「株式会社〇〇御中」と記載します。担当者とやり取りしている場合は、会社名・部署・役職・担当者名を明記しましょう。

また、個人に対し会費の支払いを督促するような場合は、個人名を記載するのではなく、「会員様」とすると事務的になります。督促というと、特に個人の場合は構えがちになるので、あえて形式的なものである印象を打ち出すことで過度に強いイメージを中和させる効果が期待できます。

発行日・差出人名

発行日は督促状の提出日を記載しましょう。現時点で支払い期日を過ぎていることを知らせるものであるため、発行日を明記しておくことにより、後の展開がスムーズになります。

差出人の欄には、会社名、担当部署、担当者および上役の名前と捺印をしておきましょう。これも、その後の対応を円滑にするにために重要です。

表題

表題に「督促状」と記す理由は大きく2つあります。ひとつは単なる催促ではないという強制力を暗に示すため。そして、もうひとつは事務的な書類であることを強調するためです。

支払い要求

支払い要求について、督促状に明記すべきことは次の4つです。

どの件についてか
金額はいくらか
支払い期日はいつか
いつまでに支払えるのか

督促状は事前に送付している請求書に対する未払いを催促するものであるため、請求書番号と金額、支払い期日は間違いのないよう記載しましょう。

法的措置に言及

督促状を送付しても支払いに応じない場合は、法的措置をとることを検討しなければなりません。そのため、督促状には法的手段をとる可能性を示唆する内容を記載しましょう。さらに再請求にかかった費用や遅延損害金、延滞利息などが加算される旨も明記しておく必要があります。

実際に法的措置をとる場合には、内容証明郵便により書面を送付します。内容証明郵便はその内容や発送日を郵便局が証明するものであるため、相手側は「受け取っていない」ということを理由にできなくなります。

返信欄

督促状の下には返信欄を設けましょう。返信欄には、支払期日の記載、支払えない場合にはその理由、あるいは異議申し立てがある場合にはその理由を記載してもらうことになります。

返信欄の記載内容は、次の請求アクションをどうするか、どう進めていくかを決定する指針にもなります。

督促状の例文・テンプレート

督促状の一例として、支払い要求・法的措置に関する文面を紹介します。

【支払い要求の例文】

前略、再三ご請求しております請求書番号xxxx番の売掛金〇〇万円の件ですが、〇月△日の期日が過ぎましても、いまだ入金の確認が取れておりません。当社としては大変困惑しております。

【法的措置に関する例文】

このまま○月○日までにお支払いのない場合、大変不本意ではございますが、司法上の手続きにて償還請求の措置へ移行することも検討いたします。ご対応願います。
なお、本状と行き違いでご送金いただておりまし場合には、なにとぞご容赦ください。

督促状のテンプレートとして役立つ2つのサイトもご確認ください。

「ビジネス文書　文例　例文」：http://bijinesubun.jugem.jp

ビジネスで使えるさまざまな例文のテンプレートが満載されています。ここで紹介されているのは売掛金の督促状です。例文のほかに、督促状を書く際の詳細な解説も掲載されています。

「文例書式テンプレート集」：https://www.template-sozai.com

多くの例文がテンプレートして掲載されています。督促状は状況が異なる3パターン用意されています。目的に合わせて使い分けることでより適切な文面を作成できるでしょう。

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督促状を出すタイミング

支払期日を過ぎても入金の確認がとれない場合、支払いを促すための催促メールを送ります。

催促メールを送っても反応がない場合、催促状で支払いを促します。これらはメールで可能な限り支払いを促してから書面を郵送するのか、最初のメール以降は書面で支払いを促すのかの違いです。

さらに催促状を送っても返答がないようであれば、督促状を送ることになります。

督促状は、催促状を出し、そこに記載した期限から1週間過ぎても返答がない場合に送るのが一般的です。

なお、督促状の後に催告状というさらに強制力のある文面を送るケースもありますが、2つの差はほとんどありません。どちらも最終的には内容証明郵便で送ることになります。

督促状を送っても支払いがない場合の対応

督促状を送付したにもかかわらず、相手からの反応がない場合や支払いが行われない場合、債権者はより強力な手段を講じる必要があります。ここでは、支払いが遅れている場合に取るべき具体的な対応策について詳しく説明します。

催告書を送る

催告書は、債務者（支払い義務がある相手）に対して督促状などによる催促を複数回行っても支払いがない場合に送付する文書です。督促状と似ていますが、より強い法的効力を持ちます。

催告書には、具体的な金額、発生日、延滞利息などの債務内容を詳細に記載し、通常1週間から2週間程度の支払期限と支払い方法を明確に指定します。また催告書を送る際は内容証明郵便で送付します。内容証明郵便を使うことで債務者にいつどのような内容を伝えたかを証拠として残すことができます。

さらに、催告書には支払い期限、その期限内に支払いがなければ次の法的手続きに進む旨も明記します。これによって、債務者に事態の深刻さを認識させ、解決を促進する効果が期待できます。

支払督促を行う

催告書を送っても支払いがない場合は、支払督促の措置に移行します。支払督促とは、簡易裁判所を通じて行われる法的手続きです。通常の訴訟よりも迅速かつ簡便に行えるため、債権者にとって有利な方法です。

支払督促を行うためには、まず簡易裁判所に申立書を提出します。申立書には、債権の詳細を記載し、裁判所はこれを審査して支払督促を発行します。督促が債務者に送達された後、債務者には2週間以内の異議申立ての権利があります。債務者がこの期間内に異議を申し立てない場合、支払督促は確定し、債権者は執行文の付与を申し立てることで強制執行が可能になります。

一方、異議が申し立てられた場合は、通常の訴訟手続きに移行します。支払督促は、迅速かつ低コストでの債務の回収が可能ですが、債務者との今後の関係性や取引の可能性を考慮して利用を判断する必要があります。また、法的には、即座に支払督促を申し立てることも可能ですが、通常は督促状や催告書の送付を経てから行うことが一般的です。