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入金消込

入金消込とは~エクセル管理における問題点とシステム化のメリット

企業間の取引では、前払いやその場での支払いだけではなく、一定期間後に代金を受け取る約束で商品やサービスを売る掛売りでの取引が一般的です。その掛売分の入金を確認する作業を、入金消込といいます。

入金消込を手作業で行うと時間がかかり、ミスも起こりやすくなるほか、入金がなかった場合や請求額と入金額が異なっていた場合には、請求先への確認が必要になります。そんな面倒な消込は、システム化による効率化が可能です。手作業での消込作業の問題と、システム化のメリットについて見ていきましょう。

目次
  1. そもそも消込とは
  2. エクセルを使った消込処理の方法
  3. エクセルで行う消込作業の問題点
  4. システム化すれば消込作業は効率化できる
  5. 入金消込は取引先に合わせる必要があるため自動化が難しい?
  6. まとめ

そもそも消込とは

消込とは、実際の入出金情報と照らし合わせて、売掛金などの債権、買掛金などの債務の残高を消していく作業のことです。入金と照らし合わせながら債権を消していく作業を「入金消込」、支払いと照らし合わせながら債務を消していく作業を「支払い消込」といいます。

消込作業に必要な売掛金や買掛金など、日々の取引を記録したものが「帳簿」です。取引は、資産・負債・純資産(資本)・収益・費用の5つに分類され、さらに細かく分けた「勘定科目」というものがあります。例えば、売掛金や買掛金は「資産」の勘定科目になります。そして帳簿では下記の通り、左側を「借方」右側を「貸方」と呼び記録のルールが決められています。勘定科目を借方と貸方に分ける作業が「仕訳」です。

借方と貸方の合計は、必ず一致します。

入金消込と実際の仕訳について、具体例で見ていきましょう。代金は後日受け取る約束をして商品を100万円売上げた場合、この売掛金は後日お金を受け取る「売上債権」のため、借方としては「資産」に分類されます。そして貸方としては「収益」に分類されます。

そして実際に入金があったときは、以下の仕訳になります。

実際にお金を受け取ることができたので、お金をもらえる権利である売掛金は減少させ、その分現金預金(普通預金)を増加させます。このように、売掛金や買掛金など債権・債務に関する勘定科目の仕訳をするのが、入金消込の処理となります。

エクセルを使った消込処理の方法

実際にはどのような方法で消込処理を行っているのでしょうか。企業の消込処理でも利用されることの多い、エクセルを使った手順を説明します。

エクセルに入金情報を記録する

銀行口座などに売掛金の入金の事実があっても、通帳を見ただけでは、その会社への売掛残がいくらあるのかはわかりません。そこで、突き合わせ作業の事前準備を行います。まずは通帳を用意し、入金日・入金名義・入金金額と、通帳に記載されている内容をすべてエクセルに記録してください。

売掛金と入金金額の突き合わせ作業を行う

続いて、消込のメインである売掛金と入金金額の突き合わせ作業を行います。これは、請求先ごとの回収予定に対して、実際に入金があったかどうかの確認作業です。突き合わせによって、どの請求先からいくら回収できているのか、いないのかが明確になります。

突き合わせに必要なものは、通帳の情報を入力したエクセルと入金管理表です。入金管理表とは、いつまでにどの取引先からいくら入金されるかを管理するための表のことで、資金繰りや回収漏れ等の確認に用いられます。形式やフォーマットはさまざまです。

関数やフィルタリング機能の利用

エクセルの関数を利用すると、膨大なデータでも簡単に突き合わせを行えるようになります。例えば重複がないかをチェックしてくれるCOUNTIF関数、指定したデータのみの合計を出せるSUMIF関数、企業名を直接突き合わせるVLOOKUP関数などが便利です。また、通帳の入金情報をエクセルに入力するときに、振込名義のカタカナ表記を実際の企業名に置き換えておくと、関数を使う際に役立ちます。関数を利用しない場合はフィルタ機能を使い、企業名を抽出しながら1つずつ突き合わせ作業を行う方法もあります。エクセルでの入金消込について、詳しくは下記の記事も合わせてご覧ください。

関連記事入金消込作業をエクセルで効率化する方法~関数・マクロでの自動化

エクセルで行う消込作業の問題点

計算や関数、フィルタによる絞り込みができ、請求先ごとに入金日管理や金額管理もできるため、エクセルで消込作業を行っている企業は少なくありません。しかし、エクセルでの作業には問題点もあります。特に注意したいのは次の3点です。

会計ソフトへの登録の手間と登録ミス発生の可能性

エクセルで消込作業を完了しても、経理処理は完了していません。会計ソフトなどに入力することで、経理処理が完了します。これは人間が行う作業になるため、ミスをすることも珍しくありません。さらに、データ量が多くなればなるほど、入力処理の時間や手間がかかります。入力ミスや漏れを防ぐため、1件1件丁寧に確認しながら処理をすることが求められます。

目視での確認が必要

通帳などのデータからエクセルに入金情報を登録する作業、実際にデータを突き合わせて消込していく作業は、いずれも目視での確認を伴います。入金金額が一致しているか、請求先と振込口座名義は正しいか。これらは最低限チェックしなければいけない項目です。情報がすべて請求書と一致している場合であれば確認はすぐに済みますが、請求書に記載されている内容と実際の入金額や振込口座名義に誤差が生じることもあります。その場合は、取引先に確認を入れなければいけません。

誤差の原因としては、取引先の入金ミスや、振込手数料を差し引いての入金などが考えられます。また、通帳の情報をエクセルに登録する際の入力ミスによっても起こり得ます。これらをすべて目視で確認するとなると、かなりの手間が発生します。

作業するための技術や経験が必要になる

エクセルでミスなくスムーズに消込作業を行うためには、ある程度のスキルと経験が必要になります。取引先が増えれば増えるほどファイル作成にかかる作業時間も増加するため、効率を考えると最低限のエクセルスキルが必要です。また関数の知識がないと、数字の修正や更新にも時間がかかってしまいます。また入金額の差額や振り込み名の相違があった場合に、経験が長い人であればその理由や対処方法がすぐにわかりますが、経験が少ないといちいち確認する必要があるため、余計な時間がかかってしまいます。

支払いが滞っている取引先へは、支払期日までに迅速に連絡を行わなければならないので、消込作業はいかに効率的に素早くできるかが重要です。自然と経験値の高い人が作業することになり、作業できる人が限られてしまう可能性もあります。

システム化すれば消込作業は効率化できる

このように入金消込をエクセルで行うと、ミス発生のリスクが高く作業にも時間がかかります。リスクを回避し作業全般の効率化を目指すのであれば、システム化することが有効です。実際に消込をシステム化することにより得られる3つのメリットを紹介します。

消込作業のスピードと正確性が上がる

これまで手作業で行っていた、通帳の入金データをエクセルへ転記する作業や、目視で売掛金と入金データを突き合わせる作業などを自動化できます。また、他のシステムやアプリケーションのデータと連携することも簡単なので、会計ソフトへの入力などもスピーディーに行えるようになります。手入力が減ることは人的ミスの回避につながるため、正確性が向上します。

消込作業のスピード・正確性が向上することで、未回収債権の早期確認、請求先への催促などもスムーズに行えるようになります。

特定の担当者以外も入金消込が可能になる

消込作業は属人化しやすい業務です。しかし属人化した結果、確認漏れや入力ミスが発生しやすくなるだけでなく、特定の担当者しか作業ができないことで、その人がいないと確認が進まないなどのさまざまな問題が生じる可能性も考えられます。一方、システム化を行えば、人間の判断による場面はほとんどなくなります。誰でも入金消込に対応できるようになるので、ミスが減り確認作業などにかかる時間も削減できます。

入金状況をリアルタイムで確認できるようになる

銀行振込の場合、一定の間隔で通帳記入をしないと入金状況が分かりません。消込システムの中には、自動で入金データを取得してくれるものもあるため、リアルタイムで入金状況を確認できるようになります。銀行口座への振り込みだけでなく、クレジットカード決済による入金データにも対応できるものもあるなど、システムによって機能もさまざまです。

リアルタイムで入金データを自動取得できれば、売掛金の消込までが一気に自動化され、売掛金の残高状況をいつでも確認できるようになります。

入金消込は取引先に合わせる必要があるため自動化が難しい?

属人的な問題、誤入力などの問題があるにも関わらず、なぜいまだにシステム化は主流に至らず、手作業による入金消込が多く行われているのでしょうか。それは、取引先企業によって支払いサイクルや支払い方法などが異なるなどの理由から、柔軟なシステムをうまく構築できないためです。

しかし、一方で自動化システムは存在しており、以下のようなものがあります。これらの自動化システムを活用し、消し込み作業の効率化を図りましょう。

自動化システムについて、詳しくは下記の記事も合わせてご覧ください。

関連記事入金消込の自動化による効率改善~自動化の方法とそのメリット・デメリット、導入時の注意点

まとめ

消込には細かなデータ作業が多く発生し、実際に作業をするまでにも準備や作業スキルが必要になります。また、手作業になるとミスが生じやすく時間もかかります。作業の遅れは未回収の取引先への連絡の遅れにもつながり、最悪、代金回収不能に陥ってしまうケースも考えられるのです。効率よくスピーディーに消込を行うためにも、自動化システムの利用がおすすめです。

また、BtoB掛売り決済サービス「Paid(ペイド)」を導入すれば、消し込み作業が不要になるだけでなく、与信管理から請求書の発行、督促まで、売掛金の発生から回収にいたるすべての業務をアウトソーシングできます。