SaaS事業の請求業務を抜本改善！口座振替も請求管理も1人で対応可能に

従来の収納代行サービスでは工数が肥大化

貴社の事業内容について教えてください。

保育・教育・療育施設向けにSaaS型の組織・人材育成クラウド「KatagrMa（カタグルマ）」を提供しています。

昨今、保育業界でもSaaSの導入が進んでいますが、多くは現場業務の効率化に寄ったものが中心です。カタグルマは、あくまで人材育成やマネジメントの高度化という観点から保育の質を高めることを目的としており、現場で働く職員の成長を後押しするプロダクトになっています。

もともと収納代行サービスをご利用されていましたが、切り替えが必要な課題があったのでしょうか。

これまで使っていた収納代行サービスでは、口座振替依頼書のチェックや送付作業に複数のメンバーが対応しており、作業量に対して必要以上に人手が割かれていました。毎月の請求にも相当な時間と工数がかかっていたため、人為的なミスが起きるリスクも高い状況で、ユーザ数が今後さらに増えていくことを考えると、この運用のままでは現実的ではないと感じていました。こうした工数やリスクを根本的に減らしていく必要がある、というのは以前から強く感じていた課題でした。

口座振替の手続きでは、具体的にどういう部分に工数がかかっていましたか。

まずお客様に口座振替依頼書を記入して送っていただいたあと、その内容を手動で収納代行会社の管理システムに登録し、原本を郵送する、という対応の手間です。私が請求周りのメイン担当ではあるものの、フルリモートで出社ができなかったため、原本の郵送作業などはどうしても他のメンバーにお願いせざるを得ず、負担をかけてしまう状況でした。また依頼書に不備があると収納代行会社から戻ってきてしまい、お客様に修正や再送の依頼が再度発生してしまうため、ダブルチェックの人員も必要でした。

さらに毎月の請求をかけるのにも手間が発生していたと。

そもそも収納代行サービスのシステムでは対応できなかったため、別の会計システムで請求書を発行する必要がありました。1つのシステムで完結しないことに加えて、毎月同じ金額であっても管理画面で請求内容を都度登録しなければならず、これが相当な手間になっていました。

さらに、引き落としに失敗した月があると、翌月に2か月分を請求する必要があります。その場合は金額を一度修正し、翌月の請求では通常の金額に戻すといった調整が発生するため、管理が非常に煩雑でしたし、ミスを起こさないように細心の注意を払うのも大変でした。

「口座振替の登録まで完全に代行してくれる」要件を満たすのはPaidだけ

具体的に切り替えを検討し始めたのは、どんなタイミングでしたか。

請求件数が200件を超えてきたくらいのタイミングです。また弊社のサービスでは特に新学期が始まるタイミングで新規の契約数が増えるのですが、それが10件以上になってくると、口座振替の作業がどっと増えます。それに対応しきれなくなってきたというのもあります。

何社か比較検討されたと思いますが、Paidを選んでいただいた決め手を教えてください。

一番の決め手は、口座振替の手続きもすべて代行してもらえる点です。多くのサービスは督促や問い合わせ対応は代行してもらえるものの、口座の登録作業は企業側で行う必要がありました。Paidであれば、口座振替の申込もお客様側でできますし、口座振替依頼書の管理も不要になります。費用対効果の観点で、同じような金額感でも作業負担を大きく削減できるのがPaidだと判断し、導入を決めました。

4時間かかっていた請求業務が1時間以内に。出社が必要な作業もゼロ

導入にあたって不安な点はありませんでしたか。

導入を決めた時点で約300社のユーザ様を保有していましたし、特に保育業界はメールの案内だけでは反応が得づらい傾向があるため、移行の際に必要なお客様での作業がスムーズにいくかは心配でした。そこでPaidの担当の方にも相談して移行期間を2ヵ月ほど確保し、メールでのご案内で期日までに手続きがないお客様には担当レベルで連絡をするなどの対応をしたことで、結果的には想定のスケジュールで無事に移行が完了しました。

ただカタグルマというサービスを使うのに、Paidというサービスを経由して料金の請求がくるというのを理解いただくのが難しいケースもあるので、さらにPaidが浸透するといいなと思います。

実際に利用してみていかがでしたか。

まず出社をしないとできない業務が一切なくなり、完全にフルリモートで請求業務が完結できるようになったのが大きなメリットです。また請求に関わる業務量も大幅に減少し、これまで複数人で行っていた作業も、今では私だけで対応できています。新年度のユーザ数が一気に増えるタイミングでも、問題なく対応できるようになりました。

請求に関しては、「定額自動請求」を使うことで手間とリスクを回避できるようになりました。最初に請求プランを登録するだけで、毎月の請求登録が不要ですし、引き落としが失敗してしまった場合でもPaid側で再請求の対応をしていただけます。下手に請求金額を動かさなくていいので、人為的なミスが起きる可能性を低減できています。今まで諸々の作業を含めて請求には4時間ほどかかっていましたが、Paid導入後は簡単な確認だけでいいので1時間もあれば完了します。

ユーザの利便性も向上

そのほか、気に入っている点があれば教えてください。

保育園では監査の際に、請求書などの書類提出を求められることがあります。以前は、弊社に問い合わせがきて都度対応していましたが、Paidだとユーザ自身が管理画面から必要な書類をダウンロードできるので、ユーザビリティという観点でも便利だと感じています。

最後に今後のビジネスの展望をお願いします。

弊社は、「子どもの育ちを支える仕事を子どもの憧れから社会の誇りへ。」をビジョンに、保育業界の人材の定着や人材育成といったHR領域における課題解決に取り組んでいます。今後も新しいプロダクトの展開を予定していますが、Paidを活用しながら事業グロースを加速していきたいと考えています。