取引件数が増えても請求の手間や与信の不安を合理的に解決

株式会社インクルードデザイン 代表取締役:北川 巧 様 / 広報:宮本 久美子 様

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店舗の演出からプロモーションまで一貫してデザイン

事業内容について教えてください

シェアオフィスとコワーキングスペースの運営をしています。様々なフリーランスの方、スタートアップの方、少人数の法人様などにオフィスを共有していただいています。
弊社が強みとしているのは、本来デザイン会社ということもあるので、自社で店舗事業の演出、プロモーションを一貫してデザインできる点です。デザイン会社がレンタルオフィスを運営するケースは珍しいと思います。
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個人、法人の月契約の会員さんをはじめ、1日単位で利用いただくゲスト会員さんなど、月平均で1000名以上の方々にご利用いただいています。みなさん、シェアオフィスならではの「協業」「人脈作り」のメリットを活用されています。また「快適」「おしゃれ」と内装を評価いただけるのは、弊社がインテリアデザインも事業として行っている強みだと感じています。

規模を拡大するうえで請求業務の効率化が課題に

Paidを導入しようと思ったのはなぜですか?

弊社のようなシェアオフィスでは、たくさんの会員さんにご利用いただいております。今までの請求業務は、会計ソフト上で請求書を作成し、集金代行サービスの管理画面上で金額を入力、請求書を送り、未入金先への督促と、多くのツールを経由するので複雑で、かなりの手間がかかっていました。そして会員さんが増えるにつれて、さらに手間も増し、請求業務が回らなくなってきていたのが現状です。今後規模を拡大していくためにも、効率の良い方法を考える必要があり、代行サービスの利用を検討しました。
すでに既存の会員さんもいらっしゃる中で、請求業務を切り替えてスムーズにPaidを導入できるか不安でしたが、営業の方にも親切に相談にのっていただき、イレギュラーな部分も柔軟に対応いただけたので、問題もなく切り替えができました。

他のサービスも検討されましたか?

探していましたが、クレジットカードの決済代行や今まで使っていたような口座振替の集金代行サービスが多くて、Paidのように与信から回収までを行ってもらえるサービスだと他に比較するサービスはありませんでした。Paidのサイトを見たときに、ロゴやデザインも素敵だったのもあり導入したいと思いました。我々もデザイン会社なので、第一印象はすごく重視しています。

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与信の不安を解決できることで今後につながる

既存のお客様をPaidに切り替える上での不安は?

一番の不安はPaidの審査が通らないお客様が出てしまうことでした。特に、これまで取引があったお客様でも与信がつかなかった場合に、どう説明するかは少し苦労しました。ただ、本来入り口で精査するべきところだったのが、今回はイレギュラーで取引の途中からだったために困ったというだけで、他には特に問題はありませんでした。

それより、与信の部分の不安が客観的に解決できることの方が今後につながると思っています。今までは、与信も含めてもやもやしていたのを自社の中で判断するしかなかったのが、それを他社にゆだねることで客観的な正当性が高まりますよね。今は1店舗の運営ですが、もっと件数が増えることを考えたときにも今の形は合理的です。

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件数の多い請求も少人数でミスなく完結したい

実際に導入してみての感想を教えてください。

作業面でかなり楽になりましたね。今までの請求業務は、請求書を発行できる会計ソフトを使って、まず請求書の下書きを起こしてから集金代行サービスのシステムにも同じ請求内容を打ち込んで、それから請求書を送って督促してという流れでした。Paidでは、金額の打ち込みが1回で済むので、作業コストの面でもそうですが、金額を異なる2つのシステムに打ち直すことがなくなったことで入力ミスなど内部での間違いがなくなることも助かっています。
今まで数十件の請求を打ち込むのもかなり手間でしたが、これが100件、200件となったときに、2人、3人でやるとなると事務的なミスが起きやすくなったりするので、なるべく少人数で完結できるようにしたいなと思いますね。

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最後に今後の事業の展望を聞かせてください。

シェアオフィスというと、ただ単に場所貸しというイメージが強いと思います。それだと従来のサービスと差別化ができないので、オフィスに入る人とか仕事の内容とかそういうものをもっと横つなぎできたり、利用者の方により使ってもらえるような付加サービスを提供できるようなオフィスを育てたいなと思っています。しかし、利用者の分母が増えない限りは発展性にも欠けてしまいます。今後は次の店舗、また次の店舗というふうに店舗拡大を視野に入れて頑張りたいので、そのためにもPaidは欠かせないサービスですね。

プロフィール

会社名 株式会社インクルードデザイン
住所 〒150-0041 東京都渋谷区神南1-20-7
事業内容 住居・オフィス・店舗の内装設計
シェアスペース「Connecting The Dots」の企画・運営
ウェブサイト企画・運営、ウェブサイト制作
広告物制作、ロゴ制作

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